Steg 3

Lever løsning

Nå er dere klare for å utvikle og implementere ny løsning. Under arbeidet med dette steget er det viktig at dere løpende oppdaterer verktøyene Aktørkart og Brukerprofil.

Målene fra forrige steg gir en overordnet beskrivelse av tjenesten. Nå skal dere utvikle løsningen, slik at den kan implementeres i drift.

Aktiviteter for dette steget

  1. Pek ut løsningseier.
  2. Start dialog med leverandører.
  3. Planlegg arbeidet.
  4. Utvikle kontaktpunkter.
  5. Utvikle arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar.
  6. Utvikle og tilpasse teknologi.
  7. Planlegg kompetanseheving og start endring av kultur.
  8. Oppdater tjenestereisen.
  9. Kartlegg og planlegg gevinster.
  10. Utprøving og implementering.
  11. Rapporter resultater

Målsetningen ved denne fasen er å realisere og implementere løsningen. Husk at dere må gå flere runder i arbeidet med å utvikle løsningen.

1. Pek ut løsningseier

Oppdragseier må peke ut en løsningseier, som skal eie løsningen i drift. Løsningseieren vil være ansvarlig for løsningen fra a-å, og skal ta eierskap til videre utvikling, implementering og forvaltning av løsningen.

2. Start dialog med leverandører

Vurder om det skal gjennomføres en innovativ anskaffelse, f.eks. dialogbasert anskaffelse. Involver organisasjonens innkjøpsansvarlig tidlig.

Start dialog med leverandører tidlig. Ta utgangspunkt i målene og skissen til fremtidig tjenestereise. Leverandørene sitter på mye kunnskap, og kan bidra konstruktivt inn i prosessen med å gjøre de nye løsningene tydeligere. Hvis dere ikke ønsker å gjennomføre en innovativ anskaffelse kan eventuelle anskaffelsesprosesser starte senere.

Les mer

Difi

Difis sider om offentlige anskaffelser

Innovative anskaffelser.no

Innovative anskaffelser

3. Planlegg arbeidet

Når vi utvikler og implementerer nye løsninger, er det viktig å ikke gape over for mye på en gang. Stykk derfor opp målene i passelige porsjoner, som naturlig hører sammen.

Fase3_kake_mvp_1600.png#asset:1314

Ta utgangspunkt i fremtidig tjenestereise som dere skisserte i steg 2 og detaljer følgende:

Kontaktpunkter

Beskriv hvordan tjenestemottakerne er i kontakt med øsningen. Hva må utvikles eller endres?

Prosesser i organisasjonen

Beskriv nye prosesser, roller, ansvar og rutiner knyttet til de nye løsningene.

Teknologi

Beskriv hvilke teknologiske løsninger som må anskaffes eller endres. Beskriv endringer i interaksjonen mellom ulike fagsystemer og tilpasninger av teknologi.

Kompetanse og kultur

Beskriv kompetansebehov ved innføring av nye løsninger og behov for endringer i kultur og atferd for alle aktører.

Endringer hos andre aktører

Beskriv nødvendige endringer som må finne sted hos andre aktører og hvordan dette følges opp.

Planlegg godt før du starter smidig utvikling og implementering i drift. Dersom løsningen er omfattende, og tar tid å implementere, vil det lønne seg å lage en overordnet plan for hele løpet, og sørge for detaljplanlegging for de nærmeste månedene. Prioriter utvikling av de delene av målene som kan gi størst gevinster på kort og lang sikt.  

Smidig utvikling og implementering

Smidig utvikling og implementering innebærer å kontinuerlig legge til, fjerne, prioritere og implementere ulike forbedringer i tjenestene. Smidig utvikling og implementering skiller seg fra tradisjonell prosjektgjennomføring, ofte kalt fossefallsmetoden. Sistnevnte er kjent som sekvensiell tilnærming. Smidig tilnærming innebærer at forbedrings- og innovasjonsarbeidet skjer i tett dialog med brukerne av løsningene og med løpende implementering av løsninger i drift.     

Bruk verktøyet «Prioriteringsmatrise». Bruk også organisasjonens prosjektverktøy for planlegging og forankring av aktiviteter.

Det koster mindre å feile med enkle prototyper og mini-løsninger enn å vente lenge med å teste ut løsningen. Dersom løsningen ikke er prøvd ut av andre, kan det lønne seg å gå flere runder med enkle prototyper før dere starter den egentlige utviklingen av løsningen. Hvis løsningen er prøvd ut av andre må dere hente inn erfaringer. Det er ikke nødvendig å prøve ut og sette i gang utviklingsprosesser hvis andre har gjort det før dere. Men løsninger må integreres i egen organisasjon og systemer gjennom endringsarbeid. Lær av andre og bygg på andres kunnskap!

Last ned verktøymaler

Prioriteringsmatrise

4. Utvikle kontaktpunkter

Kontaktpunkter er der brukeren har kontakt med organisasjonen, og er sentralt for brukeropplevelsen.

En ny løsning kan ha mange kontaktpunkter: Digitale (elektronisk søknad, mobilapp, medisinsk avstandsoppfølging), fysiske (brosjyrer, søknadsskjemaer, produkter) og mellommenneskelige (f.eks. telefonisk kontakt, besøk av hjemmesykepleien, besøk hos fastlegen, poliklinisk konsultasjon på sykehuset mv.).

Visualiser forslagene til kontaktpunkter og diskuter dem med brukerpanelet og andre aktører. Lag utkast til søknadsskjema eller informasjonsbrosjyrer, ta med produkter og teknologi som skal brukes og visualiser fremtidens digitale løsninger for brukerpanelet, andre tjenestemottakere og ansatte. Praktiske utkast og produkter setter tjenestemottakere og ansatte i stand til å kunne oppleve tjenesten og gi verdifulle tilbakemeldinger. Husk at kontaktpunktene må være designet for alle typer tjenestemottakere, dvs. universelt utformet (bufdir.no).

Les mer

bufdir.no

universell utforming

NB! Pass på at kontaktpunktene møter krav fra designprinsippene dere etablerte i steg 2. 

5. Utvikle arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar

Definer nye arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar i detalj. Alle som er involvert i arbeidsprosessene må forstå sin rolle og ansvar når løsningen er i drift.

Arbeidsprosesser kan visualiseres i skjemaet for Tjenestereise. Arbeid med dette i workshops sammen med involverte aktører. Gjør dette:

  • Definer først arbeidsprosessene på et overordnet nivå og knytt dem til eksisterende kvalitetssystem.

  • Definer hvert steg i arbeidsprosessen

  • Definer viktige beslutningspunkter og veiskiller

  • Vær tydelig på hvem som skal utføre hva

  • Beskriv nye arbeidsrutiner som er enkle å forstå for ansatte

I dette arbeidet er det viktig å involvere systemansvarlig for organisasjonens kvalitets- og fagsystemer.

Last ned verktøymaler

Tjenestereise

6. Utvikle og tilpasse teknologi

Informasjon må flyte gjennom hele tjenesteforløpet og mellom aktørene som er definert i fremtidig tjenestereise. Identifiser hvilke avhengigheter teknologien har til omkringliggende systemer, slik at det blir god informasjonsflyt.

Løsningen som utvikles må konfigureres slik at den passer til tjenestemottakerne, ansattes og andre aktørers bruksområder. Ny teknologi må tilpasses virksomhetens infrastruktur og sikkerhetspolicy. Integrasjoner mot eksisterende fagsystemer kan være utfordrende og ta lang tid. Dette er et krevende arbeid. Det er viktig at IT-avdelingen og sikkerhetsansvarlig involveres tidlig i prosessen.

Følg med på utviklingen innenfor e-helseområde! (ehelse.no).

7. Planlegg kompetanseheving og start endring av kultur

Kompetanseheving er viktig for at løsningen skal bli tatt i bruk! Identifiser behov for kompetanseheving blant tjenestemottakere, pårørende og ansatte som skal ta de nye løsningene i bruk.

Sett dere ned sammen med brukerpanelet, tillitsvalgte og ansatte, og bli enig om gode kompetansetiltak.

Vil den nye løsningen kreve endring av gammel atferd og vaner? Vær ærlig med dere selv.  Jobb målrettet med å endre kultur hos tjenestemottakere, pårørende, ansatte og ledere. Husk at ledelsen går i bresjen for endring av kultur!

8. Oppdater tjenestereisen

 

Oppdater verktøyet Tjenestereisen med implementerte kontaktpunkter, aktører, prosesser og teknologi.

Last ned verktøymaler

Tjenestereise

9. Kartlegg og planlegg gevinster

Bruk Gevinstverktøyet for gevinstvurdering og -planlegging. Ta utgangspunkt i gevinstene dere identifiserte i steg 2, og vurder disse gevinstene i detalj.

Bruk gevinstvurdering i Gevinstverktøyet, og involver økonomiavdelingen i beregninger av gevinster. Definer:

  1. Hvilke kostnader dere kan unngå ved å implementere løsningen.

  2. Hvor mye tid dere kan spare på tvers av tjenesten.

  3. Hvordan implementering av løsningen kan gi økt kvalitet.

  4. Kostnader ved implementering av ny løsning.

Pek ut gevinstansvarlige som har ansvar for å realisere gevinstene når løsningen er implementert. Lag en gevinstplan (se Gevinstverktøyet) i samarbeid med løsningseier og berørte ledere. Gevinstplanlegging handler om:

  • Identifisere hvilke tiltak som skal gjøres for å realisere gevinstene.

  • Finne S.M.A.R.T.E måleindikatorer

  • Planlegge hvordan gevinstene skal måles og følges opp i drift.

De S.M.A.R.T.E målindikatorene skal sikre realisering av målene dere utarbeidet i steg 2. S.MA.R.T.E mål er:

  • Spesifikke

  • Målbare

  • Aksepterte

  • Realistiske

  • Tidsbestemte

  • Evaluerbare


Last ned verktøymaler

Gevinstverktøyet

Les mer

kommunikasjon.no

S.M.A.R.T.E. mål

10. Utprøving og implementering

Sett av god tid til utprøving av løsningen. Ofte må det gjøres justeringer underveis og nye utprøvinger gjennomføres. Prøv ut løsningene i løpende drift. Velg ut en eller deler av en avdeling/enhet for utprøving. Det er viktig at dere setter av god tid til rekruttering av tjenestemottakere/ansatte som skal prøve ut den nye løsningen – ofte tar dette lengre tid enn dere forventer! God informasjon og etablering av trygge rammer for utprøvingen er essensielt for å lykkes!

Tjenestemottakere og ansatte må alltid ha rask og enkel tilgang til noen som kan svare på spørsmål eller bistå på annen måte i utprøvingen. Sett av tid til å dokumentere de spørsmål, bekymringer og positive tilbakemeldinger som tjenestemottaker/ansatte har under utprøvingen. Dette er viktig informasjon, som er nyttig hvis løsningen skal implementeres. 

Hvis dere ikke har gjennomført en innovativ anskaffelse med tidlig involvering av leverandører, må dere gjennomføre nødvendige anskaffelser som løsningen krever. Husk å sette i gang med anskaffelsesprosesser så tidlig som mulig. Involver organisasjonens innkjøpsansvarlig tidlig i forbedrings- og innovasjonsprosessen.

Glem ikke å informere tjenestemottakere, pårørende, ansatte og andre berørte aktører i god tid før utprøving og underveis i prosjektet.

Husk å sjekke om kontaktpunkter, prosesser, rutiner, roller, ansvar og kompetanseheving bidrar til at løsningen fungerer som den skal. Bruk målene hele veien for å sjekke om løsningen møter de overordnede kravene dere satte i steg 2. Finn ut om løsningen gir tiltenkte gevinster. Gjør den ikke det? Da bør løsningen endres, eller gevinstplanen justeres.

I mange forbedrings- og innovasjonsprosesser må dere gå flere runder med aktivitet 4 til og med 9, som er beskrevet ovenfor i dette steget. Det er viktig at dere bruker tilstrekkelig tid på utviklingsarbeidet. Se det hele som en læringsprosess! Husk å ha god løpende dialog med brukerpanelet, tjenestemottakere, ansatte og andre aktører. Lytt og lær!

Underveis i utviklingsarbeidet vil dere utvikle prosesser, rutiner, arbeidsverktøy, nye ansvarsløsninger o.l. som gir gevinster. Implementer disse fortløpende. Ikke vent med å implementere til alt er ferdig utviklet.

Implementeringsarbeid kan være krevende, men nødvendig. Husk at ledere må gå foran og tilrettelegge og endre kulturer og holdninger. Ledere kan lese mer om hvordan skape en forbedrings- og innovasjonskultur.

11. Rapporter resultater

Løsningen er nå implementert. Før dere går over til neste steg for å vedlikeholde løsningen er det viktig å utarbeide en presentasjon for oppdragseier, løsningseier og styrende organer. Ta utgangspunkt i 10-20-30 metoden som ble introdusert i steg 1.

10-20-30 metoden

  • Foil 1: Navn på løsningen

  • Foil 2: Beskriv målene

  • Foil 3: Presenter endelig løsning

  • Foil 4: Presenter oppdatert tjenestereise

  • Foil 5: Gi status på implementeringen og gjenstående arbeid i egen organisasjon og endringer hos andre aktører.

  • Foil 6: Presenter gevinstplan

  • Foil 7: Presenter hvordan gevinster følges opp i drift og foreløpige resultater inkl. S.M.A.R.T.E mål

  • Foil 8: Presenter plan for videre gevinstrealiseringsarbeid

  • Foil 9: Presenter hvordan løsningen forvaltes

  • Foil 10: Presenter læringspunkter fra prosessen

Forrige steg

Lag mål