Steg 4

Vedlikehold løsningene

Gjennom steg 3 har dere gradvis eller helt implementert ny løsning. Nå skal dere sluttføre implementeringen, realisere gevinster, samt spre og vedlikeholde løsningen.

Steget har 6 aktiviteter:


Aktiviteter for dette steget

  1. Sluttføre implementeringen av nye løsninger.
  2. Realiser ytterligere gevinster.
  3. Spre løsningene i egen organisasjon.
  4. Optimalisere løsningene over tid.
  5. Spre kunnskap om løsningen, gevinster og effekter til andre.
  6. Identifiser og ta tak i nye utfordringer.

Nyttige verktøy i denne fasen

Gevinstverktøy

1. Sluttfør implementering og start forvaltning

Løsningen er utviklet og implementert, men kanskje gjenstår det enkelte deler. Lag en restliste og planlegg aktiviteter for å sluttføre implementeringen av løsningen. Løsningseier har ansvar for dette som en del av forvaltningsarbeidet.

2. Realiser ytterligere gevinster

Fortsett arbeidet med å måle og følge opp gevinster. Løsningseier må samordne gevinstoppfølging på tvers av alle involverte aktører og sikre at det gjennomføres målinger og tiltak for økt gevinstrealisering. Bruk Gevinstverktøyet aktivt.

Sørg for at løpende rapportering til ledelsen omfatter målene for løsningen som nå er implementert. Helst bør dette sikres gjennom den løpende rapporteringen i kvalitetssystemet eller annen ordinær rapportering som organisasjonen gjør i linjen.

Last ned verktøymaler

Gevinstverktøy

3. Spre løsningene i egen organisasjon

Lag en spredningsstrategi sammen med ledergruppen i organisasjonen og sett mål om at løsningen skal være spredt til alle enheter i organisasjonen innen f.eks. ett år.

Lag fremdrifts- og aktivitetsplaner ved hjelp av planverktøyene dere vanligvis bruker. Husk å forankre aktivitetene hos styrende organer, toppledelse, tillitsvalgte, hovedverneombud og hos andre viktige aktører. Husk at dere nå starter et implementeringsarbeid der dere bygger på erfaringer fra prosessen dere har vært gjennom. Erfaringsoverføring er viktig for organisasjonens læring.

4. Optimalisere løsningene over tid

Løsningen er nå integrert i organisasjonens løpende drift. Rapportering, gevinstmålinger mv. ivaretas av det løpende kvalitets- og rapporteringssystemet. Dere har avviklet arbeidsgruppen og brukerpanelet som har fulgt innovasjonsprosessen. Bruk løpende det eksisterende systemet for medvirkning fra tjenestemottakere og pårørende.

Benytt organisasjonens kvalitetssystem i det videre oppfølgingsarbeidet. Dette skal bygge på forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (lovdata.no) og Helsedirektoratets veileder til forskriften (helsedirektoratet.no).

Gjør kontinuerlig innsiktsarbeid i tjenestemottakernes behov. Oppdater verktøyene Funnplakat, Brukerprofil, Aktørkart og Tjenestereise ved behov for endringer i løsningene. Hvis dere avdekker større endringsbehov bør dere gå tilbake til steg 2 og gjennomføre innovasjonsprosessen på nytt.

5. Spre kunnskap om løsningen, gevinster og effekter til andre

Aktivt spre informasjon om gode innovasjonsprosesser og hvilke gevinster dere har realisert.

 Bruk:

  • Utviklingssentrene for sykehjem og hjemmetjenester (http://www.utviklingssenter.no/).

  • Helseforetakets fagutviklings- og innovasjonsmiljøer.

  • Organisasjonens hjemmesider, Facebook grupper, Twitter og andre sosiale media.

  • KS sin prosjektoversikt for kommuner (www.kominn.no).

  • Helseregionenes prosjektverktøyoversikt.

  • Arenaer der dere møter andre kommuner og helseforetak.

Den beste spredningsstrategien er suksesshistorier. Ikke vær tilbakeholdne med å snakke om egne erfaringer og gevinster! 

6. Identifiser og ta tak i nye utfordringer!

I steg 1 kartla dere flere utfordringer. Gå tilbake til Prioriteringsmatrisen dere utarbeidet og velg nye utfordringer som dere kan arbeide videre med, eller gjennomfør en ny kartlegging av utfordringsbildet.

Forrige steg

Lever løsning