Steg 1

Velg utfordring

I dette steget skal vi stoppe litt opp og finne frem til hvilke utfordringer som egentlig bør løses.

Vet dere det allerede? La oss likevel stoppe litt opp og sjekke om dere har funnet de virkelige årsakene til problemet.

Steget har åtte aktiviteter:

Aktiviteter for dette steget

  1. Finn gode sparringspartnere
  2. Snakk med de som har tatt initiativet til forbedrings- og innovasjonsarbeidet
  3. Kartlegg sentrale aktører
  4. Opprett brukerpanel
  5. Snakk med aktørene og brukerpanelet
  6. Identifiser føringer og hent inn data/nøkkeltall som kan påvirke arbeidet
  7. Definer og prioriter utfordringene
  8. Beslutt videre arbeid

Dette steget er viktig for å skape en felles forståelse for nåsituasjonen og utfordringer som bør løses. Husk at dere neppe har tid og ressurser til å løse alt på en gang! Det er viktig å ikke sette ambisjonsnivået for høyt.

Hvis dere gjennomfører mindre forbedringsprosesser er det ikke nødvendig å bruke tid på punkt seks.


1. Finn gode sparringspartnere

Før dere går videre bør sparringspartnere identifiseres (helst 2 – 3 personer). Det er ikke nødvendig å opprette et team, men en liten arbeidsgruppe er viktig for diskusjoner og gjennomføring av overordnet innsiktsarbeid.  

Gjennom hele forbedrings- og innovasjonsprosessen bør dere bruke verktøyet «Gratis konsulent»! 

Gratis konsulent

Verktøyet «Gratis konsulent» går ut på at dere ber to andre personer om hjelp til å snakke om en utfordring eller et problem. Dette kan være to kolleger eller noen andre som kan hjelpe dere. Husk at mange har fornuftige tanker uten at dere trenger å betale for dem!

Sett av maksimalt 20 minutter. Skriv ned spørsmålet eller utfordringen dere vil diskutere. Send gjerne dette ut før dere møtes. Bruk de første fem minuttene til å beskrive situasjonen/utfordringen og bruk resten av tiden til å få innspill. Ikke vær redd for å stille oppfølgingsspørsmål. Det er viktig at dere får innspill på hvordan komme videre! Etter samtalen skriver dere kort ned hva dere snakket om og hvilke råd dere fikk.

Bruk dette verktøyet så ofte dere kan, men snakk med forskjellige personer og ikke de samme hver gang. Det er viktig å få ulike perspektiver og synspunkter. Formålet er å utfordre ideen, så snakk gjerne med personer med en annen tilnærming enn dere selv.

2. Snakk med de som har tatt initiativet til forbedrings- og innovasjonsarbeidet

Start med å snakke med den eller de som har tatt initiativet til arbeidet. Still følgende spørsmål:

  • Hvorfor endre dagens praksis/tjenester?
  • Hva bør bli bedre og hvordan?
  • Er ønsket om endring forankret i virksomhetsplanen, kvalitetsstrategien, budsjettet eller i andre styrende dokumenter?
  • Hvor er beslutningen forankret? – hos linjeleder eller høyere opp i systemet?
  • Hvem berøres av endringene?
  • Er det noen som allerede har startet å arbeide med disse utfordringene?

Skriv ned svarene. Dette er utgangspunktet for det videre arbeidet med å hente inn overordnet innsikt.

Overordnet innsikt handler om å kartlegge dagens situasjon på overordnet nivå. Dette er viktig for å avdekke de viktigste utfordringene i tjenesten.    

Overordnet innsikt får dere gjennom å:

  • Snakke med aktørene

  • Søke i virksomhetsplan og andre dokumenter som gir rammer og mål for virksomheten – f.eks. interne strategidokumenter, langtidsplaner, stortingsmeldinger og lignende

  • Ta frem data om tjenestemottakere, nøkkeltall om tjenestene og fremtidige behov.

3. Kartlegg sentrale aktører

Snakk med mennesker når dere gjør innsiktsarbeid. Men hvem skal dere snakke med?

Det er nå viktig å kartlegge sentrale aktører. Husk at dere alltid skal snakke med:

  • De som mottar tjenester og deres pårørende

  • Ansatte (alle profesjoner) og tillitsvalgte i berørte enheter. Husk verneombudet!

  • Ledere – både nedover og oppover i organisasjonen

I tillegg kan aktuelle aktører være:

  • Leverandører.

  • Brukerutvalg/brukerråd/eldreråd/ ungdomsråd o.l.

  • Lokallag av pasient- og brukerforeninger, Nasjonalforeningen for folkehelsen og andre organisasjoner.

  • Ansatte i andre enheter og i samarbeidende enheter i sykehus og i kommuner.

  • Fagmiljøer, som f.eks. nasjonale kompetansesentre, utviklingssentre for sykehjem og hjemmetjenester, forbedrings- og innovasjonsmiljøer i helseforetaket mv.

Skriv inn alle aktørene dere tror er aktuelle i et Aktørkart.  

Last ned verktøymaler

Aktørkart

4. Opprett brukerpanel

Opprett et brukerpanel som kan følge forbedrings- og innovasjonsprosessen helt frem til mål. 

Selv om dere allerede har et brukerutvalg/eldreråd eller lignende er det viktig å ha et eget brukerpanel med personer som er aktive mottakere av tjenester. Bruk ulike tjenestemottakere hver gang. Velg tjenestemottakere som:

  • Har ulik bakgrunn, kjønn og alder.

  • Kan utfordre dere ordentlig

  • Har ulike erfaringer med tjenestene.


5. Snakk med aktørene og brukerpanelet

Det er viktig å ha et bredt perspektiv når dere snakker med aktørene. Når dere lager spørsmål og gjennomfører samtaler bør dere bruke anerkjennende intervju.

Anerkjennende intervju (AI)

Gjennom anerkjennende intervju har dere fokus på «det beste» ved tjenesten, i en virksomhet eller knyttet til løsninger. Bruk åpne positive spørsmål. Ta utgangspunkt i aktørenes egne erfaringer og oppfatninger. Husk at anerkjennende intervju kan brukes både overfor de som mottar tjenester, pårørende, ansatte, ledere og andre aktører. Anerkjennende intervju kan brukes når dere intervjuer enkeltpersoner, har gruppesamtaler eller i større forsamlinger. 

Les mer om anerkjennende intervju (prosessverktøy.no)

Ta alltid utgangspunkt i situasjonen til de dere spør, gjennom å ha fokus på:

  • Hva verdsetter du aller mest ved dagens tjenester/løsning?

  • Hva synes du er mest utfordrende med dagens tjenester/løsninger?

  • Har du noen historier/opplevelser som illustrerer gode opplevelser og hva vi kan bli bedre på?

  • Hvis du kunne få tre ønsker oppfylt for at tjenestene/ løsningene skal bli bedre – hva ville det være?

 Skriv inn svarene dere får i Funnplakater.

Ta også kontakt med utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester eller helseforetakets innovasjonsmiljø for å sjekke ut hva andre arbeider med. Bruk faglige nettverk aktivt!

Last ned verktøymaler

Funnplakat

6. Identifiser føringer og hent inn data/nøkkeltall som kan påvirke arbeidet

I tillegg til å gjennomføre intervjuer er det viktig å finne frem til føringer som påvirker tjenesten. Les bl.a.:

  • Virksomhetsplaner.

  • Budsjettdokumenter.

  • Handlingsplaner.

  • Nasjonale føringer som stortingsmeldinger (regjeringen.no), nasjonale satsninger og reformer(regjeringen.no), nasjonale faglige retningslinjer (helsedirektoratet.no) og nasjonale anbefalinger(helsedirektoratet.no).

  •  Lovbestemmelsene (helsedirektoratet.no) som gjelder helse- og omsorgstjenestene.

Bruk ikke for mye tid på denne aktiviteten. Hensikten er å få et overblikk!

Gå nå videre og hent inn data som sier noe om hvordan tjenestene har utviklet seg de siste årene, og hvordan de er i forhold til tilsvarende tjenester i andre kommuner og helseforetak. Undersøk også hva som er forventet utvikling fremover. Slike data kan dere dels hente ut fra egne fagsystemer (ta kontakt med systemansvarlig i egen organisasjon) og dels fra nasjonale databaser(helsedirektoratet.no). Trekk gjerne ut data om følgende:

  • Oversikt over antall brukere av de forskjellige tjenestene over tid.

  • Gjennomsnittlig tid ansatte bruker på å levere tjenestene i dag, f.eks. data fra turnussystemer.

  • Utvikling i tidsbruk per tjeneste/tiltak de siste tre til fem årene.

  • Oversikt over tidsbruk for ulike pasient- og brukergrupper.

  • Kvalitetsparametere.

  • Avviksrapporter og statistikk fra kvalitetssystemet.

Analyser dataene:

  • Hvilke tjenester brukes mye og lite, og hvordan har dette utviklet seg over tid?

  • Hvor er det stort potensiale for å spare tid?

  • Er noen tjenester mer eller mindre omfattende å levere nå, sammenlignet med tidligere?

  • Hvor fungerer tjenesten bra, og hvor fungerer den dårlig?

Legg analysene inn i Funnplakater.

Last ned verktøymaler

Funnplakat

Les mer

regjeringen.no

stortingsmeldinger

regjeringen.no

nasjonale satsinger og reformer

helsedirektoratet.no

nasjonale faglige retningslinjer

helsedirektoratet.no

nasjonale anbefalinger

helsedirektoratet.no

Lovbestemmelsene

helsedirektoratet.no

nasjonale databaser

7. Definer og prioriter utfordringene

Dere har nå hentet inn mange innspill omkring opplevelse av dagens situasjon og skrevet dem inn i funnplakater. Neste steg er å strukturere utfordringene.


For hver utfordring lager dere et utforskningsskjema. Bruk dette verktøyet for å beskrive problemet, symptomene og forklaringsdata. Senere i prosessen kan dere også bruke verktøyet for å beskrive rotårsaker og mulige løsninger.

Dere har nå en oversikt over ulike utfordringer. Prioriter og velg hvilke utfordringer dere skal jobbe videre med. Det er leders ansvar å prioritere og gjøre det endelige valget. I noen tilfeller er det behov for å løfte beslutningen om prioritering opp i lederlinjen eller til styrende organer. Diskuter dette med nærmeste leder.

Legg til rette for at leder kan fatte en beslutning. Lag en Prioriteringsmatrise. I prioriteringsmatrisen sorteres de ulike utfordringene etter hvor stor betydning de har for tjenestemottaker og organisasjonen, samt hvor vanskelig de er å løse.

8. Beslutt videre arbeid

Avslutt dette steget med å oppsummere arbeidet i en presentasjon til ledelsen. Bruk 10-20-30 metodikken

10-20-30 Metodikken


  • Lag presentasjonen i PowerPoint med 10 lysark (NB! Ikke flere)

    • Lysark 1: Tittel.

    • Lysark 2: Skriv inn utgangspunktet for arbeidet og hvem som var oppdragsgiver.

    • Lysark 3: Sett inn bilde av aktørkartet.

    • Lysark 4 -5: Skriv kort om hvordan overordnet innsiktsarbeid ble gjennomført. Angi hovedfunnene fra det samlede innsiktsarbeidet.

    • Lysark 6: Oppsummer utfordringene med noen stikkord og nøkkeltall.

    • Lysark 7: Sett inn bilde av prioriteringsmatrisen.

    • Lysark 8: Skriv inn anbefaling om hvilke utfordringer som bør jobbes videre med.

    • Lysark 9: Skriv inn hvordan prioriterte utfordringer gir positive effekter for tjenestemottaker og effekt for organisasjonen.

    • Lysark 10: Skriv inn plan og ressursbehov for videre arbeid.  

  • Be om å få presentere arbeidet på 20 minutter.

  • Bruk skriftstørrelse 30 på lysarkene. Bruk gjerne bilder og illustrasjoner. 

Beslutningstaker må nå fatte en beslutning om dere skal gå videre til neste steg.

Neste steg

Lag mål