Sammendrag

Prosjektleder: Kjersti Sirevåg, Oslo universitetssykehus HF, avdeling Pasientsikkerhet, kvalitet, samhandling og helsefellesskap.

Prosessveiledningen ble primært gjennomført høst 2024, dvs. med første oppstartsmøte 25.juni og siste arbeidsmøte 2.desember. Hovedleveransen var planlegging, gjennomføring og oppsummering av en heldags workshop med sentrale interessenter 1. november. I tillegg har prosessveiledningen bestått av rådgivning knyttet til generell prosjektplanlegging.

Innomed sine rådgivere ble viktige sparringpartnere for prosjektet i overgangen fra et forprosjekt/ konseptfase i 2023 til en realistisk gjennomføringsplan med konkretiserte gevinster. Dette bidraget var viktig for oss i arbeidet med å få på plass finansiering for 2025-2027, og således en forutsetning for prosjektets eksistens videre.

Vi er svært takknemlige for prosessveiledningen vi har fått, og håper det kan by seg nye muligheter for videre samarbeid.
 

Innledning

Bakgrunn for prosjektet

Utfordringsbilde
Det har vært knyttet stor bekymring til en økning av antall henvisninger (>50% i 2022), til Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUP) ved Oslo universitetssykehus (OUS), som skaper store kapasitetsutfordringer og økt ventetid i BUP. Kommune/bydeler opplever samme utfordring, og dette skaper skyvning på ansvar innad i bydelene. Samhandling og samordning mellom nivåene oppleves uoversiktlig og ikke enhetlig innad i kommunen, og en felles bekymring er hvorvidt ressurser hos fastleger/ bydeler og spesialisthelsetjenesten blir brukt på beste måte slik at barn og unge får god hjelp på rett sted til rett tid. 

Pasientgruppe
Barn og unge med psykiske plager og lidelser. Denne pasientgruppen er et viktig satsningsområde for både Oslo kommune og Oslo universitetssykehus HF (OUS) og et prioritert område i den overordnede porteføljeplanen til Helsefellesskap Oslo.

Prosjektets organisering og samhandling mellom kommune og sykehus
Prosjektet er et samhandlingsprosjekt i Helsefellesskap Oslo, med Lokalt samarbeidsutvalg Sektor OUS som oppdragsgiver. Helsefellesskapet nedsatte en arbeidsgruppe som våren 2023 utarbeidet en ny samhandlingsmodell bestående av tre elementer til videre implementering; 1. Tilstandsspesifikke samhandlingsforløp (Helse Fonna modell) 2. Vurderingssamtaler i BUP (inspirert av «All-in» modell fra Ahus) og 3. Samhandlingsarena i bydel. 

Helse Sør-Øst RHF tildelte tjenesteinnovasjonsmidler i 2023 for å starte opp arbeidet med en implementeringsprosess planlagt over et treårs perspektiv. Prosjektleder ble ansatt i 2024 for disse midlene og prosjektarbeidet har bestått i et grundig planleggings- og forankringsarbeid for å sikre et godt styringsgrunnlag for prosjektet videre i 2025-2027. Prosjektleder har vært ansatt ved samhandlingsavdelingen OUS, men har sittet halvparten av tiden i Oslo kommune ved Helseetaten.

Prosjektets overføringsverdi regionalt nasjonalt
Prosjektets leveranser vil knyttes tett opp til den nasjonale veilederen Psykisk helsearbeid barn og unge - Helsedirektoratet og det antas at prosjektets leveranser vil ha stor overføringsverdi både lokalt for hele Oslo, regionalt og nasjonalt. 

Prosjektets mål

Prosjektets overordnede mål
Barn og unge sikres psykisk helsehjelp på rett nivå til rett tid og et helhetlig og likeverdig tjenestetilbud med trygge og forutsigbare overganger.

Dette skal oppnås gjennom følgende:

Prosjektets vurdering av innovasjonshøyde
Lokal innovasjon 
Regional innovasjon 
Nasjonal innovasjon 

Psykisk helse for barn og unge er en nasjonal problemstillinger og erfaringer fra prosjektet vil ha høy overføringsverdi til andre deler av landet. 

Hva InnoMed har bistått med

• Rådgivning knyttet til planleggingsarbeid for å etablere et godt styringsgrunnlag for den videre prosjektgjennomføringen i perioden 2025-2027.
• Planlegging, gjennomføring og oppsummering av en stor workshop med sentrale interessenter og brukere for å sikre en god overgang mellom fase 1 og fase 2 av prosjektet, samt sikre innspill og forankring til fase 2.

Hvilke aktiviteter har InnoMed bistått med? 

Prosjektleder var nylig tiltrådt i stillingen da det ble søkt og innvilget prosessveiledning fra Innomed. Det ble i søknaden bedt om støtte til implementering av ny samhandlingsmodell som var blitt utarbeidet i et forprosjekt i 2023. Modellen bestående av tre elementer: 

1. Innføring av vurderingssamtaler i BUP («ALL-IN»-modell fra AHUS)
2. Implementering av tilstandsspesifikke samhandlingsforløp (Helse Fonna modell)
3. Etablering av samhandlingsarena/-funksjon i bydelene (ikke en eksisterende modell, måtte utvikles først)

Innsiktsarbeid ved prosjektleder i mai-juni viste imidlertid tydelig at det ikke var klart for implementering, blant annet:

• Modellen var ikke godt nok forankret på overordnet nivå eller tjenestenivå i bydelene.
• På tjenestenivå både bydel og BUP var det bekymring knyttet til implementeringen ved at enkelte deler av modellen kunne skape ytterligere kapasitetsutfordringer og at tjenestene ikke var rustet for omleggingen.
• Modellen var ikke komplett for å løse utfordringene, blant annet knyttet til brukernes rettigheter til samtykke og taushetsplikt mellom ulike tjenester.
• Det var kommet en ny nasjonal veileder på fagområdet.
• Det var usikker finansiering til prosjektet videre etter 2024, og det var behov for å avklare ressurser videre før et stort implementeringsarbeid ble igangsatt.
• I tidlig fase så en for seg at en kunne starte implementeringen med 1. og 2., som var kjente modeller, men det viste seg at element nummer 3. Samhandlingsarena i bydel var selve grunnelementet for hele modellen, og innføring av denne var en klar forutsetning for begge de to andre elementene.
• Både på nasjonalt og lokalt nivå var det skjedd endringer i føringer, forutsetninger og erfaringer som påvirket både sentrale premisser for modellen, og for en vellykket prosess for implementering.
• «Prosjektriggen» var utydelig og uavklart, herunder hvem som var prosjekteier og skulle ta beslutninger i prosjektet.

Innomed bidro med å visualisere alle påvirkningsfaktorene som fremkom i innsiktsarbeidet, og klarte å vise dette i en illustrasjon som ble en ramme både for workshopen og arbeidet videre. Illustrasjonen bidro til at alle enklere kunne få samme forståelse av utfordringsbildet og bidrag til å kommunisere hvorfor en valgte å ikke gå rett på implementering, som var prosjektet opprinnelige oppdrag. 

Image

Illustrasjon: Innomed

Workshopen ble avholdt som heldags arrangement 1. november. Å få ha så gode fysiske rammer for en workshop oppfatter vi var av betydelig betydning. Deltagerne (ca. 30 personer) trivdes åpenbart i lokalene og det tilføres en ekstra energi når rom, lyd, lys og bilde er komfortabelt, velfungerende og inviterende.
Etter prosjektleders innledning på dagen fasiliterte Innomed workshopens tre arbeidsøvelser. De la opp til varierte og engasjerende aktiviteter, med bruk av fysiske elementer som store plakater, gule lapper og klistremerker. Gruppene ble blandet i ulike øvelser og store deler av rommet ble benyttet. Deltagerne ble engasjert og aktivert på flere vis. Alle gruppene ble invitert til å dele likeverdig og lagt til rette for unødige gjentagelser. Det hele forløp sømløst og profesjonelt. Maria og Geir Atle bidro med ro og trygghet i hele gjennomføringen av dagen, som reduserte stress for prosjektleder. Vi ble et svært godt team sammen, og det kom mange positive tilbakemeldinger fra deltagerne på både program og gjennomføring.

Nytteverdi av prosessveiledning fra InnoMed

Innomed sine rådgivere ble viktige sparringpartnere for oss i prosessen med å «avstemme kartet med terrenget». Vi ble stilt gode, reflekterende spørsmål og gjorde ulike øvelser i arbeidsmøter som positivt utfordret oss til å konkretisere mål, gevinster og leveranser på et mer realistisk nivå. Dette bidraget var viktig for oss i arbeidet med å få på plass finansiering for 2025-2027, og således en forutsetning for prosjektets eksistens videre. 

Hva har prosjektet oppnådd?

Prosjektet har lykkes med å sikre en god overgang mellom fase 1 og fase 2 i prosjektet gjennom en god planleggingsfase med bistand fra Innomed. 

Vi har sikret viktige innspill og forankring til arbeidet videre fra viktige interessenter og vi har lyktes med å skape en større felles forståelse og ambisjon. 

Vi har fått gjort en konkretisering av hvilke gevinster prosjektet skal levere ut i fra utfordringsbildet og de opprinnelige intensjoner for prosjektet, og laget en overordnet plan hvordan disse kan realiseres og måles.
Prosjektet har lykkes med å skaffe finansiering for tre år videre og en god organisering som legger grunnlag for god styring videre.  

Erfaringer og læringspunkter

De aller beste møtene var når vi kunne møtes fysisk og ha litt tid sammen. Prosesser tar tid, men det å jobbe sammen fysisk med profesjonell bistand til å sortere, konkretisere og prioritere er tidseffektivt og besparende i det lange løp. 

Jeg vil berømme Innomed for fleksibilitet og omstillingsevne som er blitt utvist. Det ble en overraskelse for oss i prosjektet å oppdage at det ikke var modent for implementering, og at prosjektriggen hadde alvorlige mangler. Innomed bidro med den hjelpen vi trengte der prosjektet faktisk sto og bidro med gode innspill til navigering videre. 

Samarbeidet har vært svært hyggelig og engasjerende. Innomed har fått en meget god forståelse av prosjektet, og vi har fått blitt kjent med kompetansen Innomed kan tilby.

«Innomed ble for oss en viktig sparringpartner i denne fasen av prosjektet. Innomed bisto oss i forståelsen av prosjektets kompleksitet og til å samle samarbeidspartnerne om en felles ambisjon og retning videre. Det visuelle rammeverket som ble utviklet av Innomed ble både et sentralt verktøy og viktig kommunikasjonsmiddel i dette arbeidet. Vi er svært takknemlige, og håper det kan bli anledning til å fortsette samarbeidet ved en senere anledning»

- prosjektleder, Kjersti Sirevåg

Oppsummering og veien videre

Det er avklart seks innsatsområder/ arbeidspakker videre (for hvert av delmålene). Hver av disse vil ha et prosessforløp med videreutvikling og/eller tjenestedesign, pilotering, justering og evaluering, og implementering. Mange av leveransene vil være generiske og vil trolig lett kunne skaleres og breddes videre både lokalt i hele Oslo, men også nasjonalt potensiale. 

Det vil videre være behov et betydelig kommunikasjonsarbeid ut mot alle interessentene, og det planlegges foreløpig etablering av en ressursside om prosjektet på Kompetansebroen, som vil ligge åpent tilgjengelig for alle interesserte.

Vi håper det vil være mulig å få samarbeide med Innomed på flere av disse områdene, og planlegger å søke også til neste år.
 

Kontaktinformasjon til prosjektleder, Kjersti Sirevåg: kwil@ous-hf.no