Prosjektbeskrivelse

Hva var utfordringen vi skulle løse og for hvilken pasientgruppe?

Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord, Storfjord og Lyngen har sammen med Universitetssykehuset Nord-Norge drevet utprøving av digital hjemmeoppfølging i eget prosjekt fra 2022-2024. Evaluering av dette prosjektet viste at kommunene må jobbe mer i fellesskap og dele ressurser og kompetanse på tvers, samt bygge en tjeneste som kan samhandle bedre med sykehusmiljø. Utfordringa var å gjøre en god prosess for ansettelse, lage en plan for viktige aktiviteter i en oppstartsfase og utarbeide første tjenesteforløp mellom DHO-team og kommune.

Hva var målene for prosjektet?

Målet for prosjektet var å etablere teamet ved å ansette ressurser, og ta fatt på ulike oppgaver som er nødvendig for å bygge opp en god og bærekraftig tjeneste.

Formål med selve teamet var å:

• Bistå kommunene i tjenesteutvikling, designe tjenesteforløp og skalere bruk av DHO
• Øke kompetanse og forståelse for bruk av DHO blant kommunenes ledere og helsepersonell
• Sikre trygg og forsvarlig oppfølging av pasienter gjennom felles responssenter
• Bidra til videreutvikling av samhandling med fastleger og spesialisthelsetjeneste

Effektmål:

• Kommunalt- og sykehusansatte får veiledning, support og opplæring som gir raskere utvikling og flere digitale pasientforløp
• Kommuner og sykehus har et tilgjengelig kompetansenettverk
• Kommuner og sykehus sikrer trygg og forsvarlig oppfølging av pasienter med mulighet for felles responssenter
• Kommuner og sykehus sikrer overgang fra prosjekt til drift gjennom etablerte rutiner og riktige ressurser på rett sted

Resultatmål:

Kommunene etablerer en bærekraftig tjeneste for digital hjemmeoppfølging i form av:

• Beskrivelse for interkommunalt DHO-tjeneste og lokal tjeneste er utarbeidet
• Rutiner for saksbehandling, tjenesteregistrering og dokumentasjon foreligger
• Det er utarbeidet og testet ut ett tjenesteforløp i samarbeid med kommune, og ett som inkluderer samarbeid med sykehuset.
• Det er gjort kompetansehevende tiltak og etablert superbrukere i alle kommuner og UNN
• Utarbeidelse av tjenesteprismodell

Hvilke organisasjoner deltok i prosjektet og hvilke roller hadde de?

De seks kommunene i Nord-Troms og Universitetssykehuset Nord-Norge har sammen hatt en sentral rolle i etableringen av det interkommunale DHO-teamet. Alle parter har bidratt aktivt inn i en felles og strukturert prosess, der målet har vært å sikre en helhetlig og robust etablering. Dette har inkludert deltakelse i møter og arbeidsgrupper, bidrag til faglige og organisatoriske avklaringer samt felles vurdering av behov og prioriteringer underveis. Å stille med nødvendig kompetanse på for eksempel workshops har vært viktig, slik som fastlege, DHO-kompetanse, saksbehandler osv.

I oppstartsfasen har kommunene og UNN sammen utarbeidet planer, definert konkrete oppgaver og bidratt til å sikre gode forutsetninger for at teamet kan komme raskt og trygt i gang.

Hvor lenge varte prosjektet? 

Prosjektet har røtter tilbake til 2022, og er forventet å vare frem til september 2027 med gradvis overgang til drift. InnoMed har vært involvert i perioden juni – november 2025. 

Gjennomføring

Hva gjorde vi for å nå målet? 

I perioden med prosessveiledning var det et tydelig fokus på å legge et godt grunnlag for det nye interkommunale DHO-teamet. Et sentralt tiltak var å utarbeide et helhetlig og informativt introduksjonsskriv som sikret at de nye DHO-ressursene fikk god innsikt i arbeidet som var gjort før de tiltrådte.

For å hente inn erfaringer utenfra gjennomførte vi erfaringsutveksling med både Østfoldprosjektet og Søre Sunnmøre legevakt, som allerede har etablert lignende tjenester. Dette ga oss verdifulle perspektiver på valg av retning i egen etableringsprosess.

Et av de mest betydningsfulle tiltakene var en omfattende og svært vellykket workshop. Her gjennomførte vi flere kartleggingsøvelser, inkludert interessent- og gevinstkartlegging, SWOT-analyse og ferdigstillelse av tjenesteforløp mellom DHO-teamet og kommunene. Workshopen bidro til økt felles forståelse, tydeligere struktur og et solid grunnlag for det videre arbeidet. Sist, men ikke minst fikk vi ferdigstilt informasjonsmateriell for helsepersonell og innbyggere i form av brosjyrer og plakater.

InnoMeds bidrag

Hvilke aktiviteter har InnoMed bistått med?

Innomed skulle i hovedsak bidra i oppstarts- og etableringsfase av den interkommunale tjenesten.

• Målrettet og strukturert prosessveiledning gjennom hele etableringsfasen. Faste møter og en god fremdrifts- og tidsplan med beskrivelse av aktiviteter og oppgaver.
• Spilt en sentral rolle i utviklingen av et helhetlig informasjonsskriv som ga nye DHO-ressurser nødvendig innsikt og felles forståelse før oppstart
• Tatt kontakt og organisert erfaringsutveksling med andre.
• Planlegging, gjennomføring og fasilitering av en større workshop. Innomed bidro med metodikk, struktur og faglig kvalitet i øvelsene (se illustrasjon nr. 1)
• Bistått med å designe informasjonsmateriell og annet støtteverktøy (se illustrasjon nr. 2)
• Bistått med utarbeidelse av tjenesteforløp med det interkommunale DHO-teamet som en sentral aktør (se illustrasjon nr. 3)
• Levert kompetansehevende tiltak med fokus på blant annet gevinstrealisering og tjenesteprismodell
• Bistått med utarbeidelse av tjenesteprismodell for interkommunalt DHO-team

Image

Image

Image

Hva har prosessveiledning fra InnoMed betydd?

Prosessveiledningen fra Innomed har hatt stor betydning for arbeidet med å etablere det interkommunale DHO-teamet.

Gjennom tydelige rammer, faste møter og god kommunikasjon har prosessveiledningen skapt struktur og forutsigbarhet i en kompleks etableringsfase. Samtidig har veiledningen bidratt til faglig forankring gjennom nyttig erfaringsutveksling og informasjonsdeling fra fagfeltet. Det har hjulpet oss å prioritere riktig, skape felles forståelse, sikre involvering på tvers av kommuner og fagmiljø, og sørge for at nødvendige avklaringer ble tatt til rett tid.

Veiledningen har også bidratt til å løfte kvaliteten i arbeidet—både gjennom kompetanseheving og gjennom tilgang til verktøy og metoder som har gjort oss bedre i stand til å forstå behov og gjøre tiltak. Veiledningen har styrket grunnlaget for videre implementering og drift.

Resultater og læring

Hva oppnådde prosjektet?

• Etablering av et interkommunalt DHO-team for Nord-Troms, med tydelige roller, ansvar og felles forståelse på tvers av seks kommuner og UNN.
• Utvikling og forankring av tjenesteforløp, inkludert struktur for samhandling mellom DHO-team og kommunene.
• Styrket kompetanse hos involverte aktører gjennom prosessveiledning, kompetansehevende tiltak og erfaringsutveksling med andre etablerte prosjekter (Østfold og Søre Sunnmøre).
• Bedre struktur og organisering, blant annet gjennom utarbeidelse av informasjonsskriv, informasjonsmateriell og støtteverktøy
• Økt samhandling og samarbeid mellom kommunene og UNN, som har gitt en felles forståelse av retning, behov og prioriteringer for DHO-satsingen.
• Styrket grunnlag for gevinstrealisering, med en tydeligere forståelse av hvilke gevinster DHO kan skape for pasienter, ansatte og organisasjonen.
• Bedre beslutningsgrunnlag for videre implementering og drift, gjennom strukturert prosessarbeid, workshops og tydelige avklaringer.

Hva har vært viktige læringspunkter?

• Viktigheten av god struktur 

  God planlegging og strukturert gjennomføring gir trygghet i en kompleks prosess. Det skaper også felles forståelse av behov og tiltak.

• Involvering av riktige ressurser og kompetanse 

  Det er viktig å ha med personer med relevant kompetanse og beslutningsmyndighet, særlig når tjenesteforløp skal utarbeides på tvers av kommuner og fagroller. Riktig involvering sikrer kvalitet og grunnlag for bærekraftig tjenesteutvikling.

• Forankring og eierskap 

  Det er viktig å gjøre god og varig forankring når tjenesten omfatter ulike kommuner. Arbeid som gjøres i prosjektgrupper må forankres lokalt for å skape eierskap og bidra til lokal satsning, for eksempel viktigheten av å ha DHO-kompetanse tilgjengelig lokalt.

• Verdien av å lære av andre 

  Erfaringsutveksling med andre kommuner og prosjekter gir innsikt, trygghet og nye perspektiver. Det gir også en tidsbesparende effekt ved at man unngår å gjøre samme prøving og feiling før man treffer suksessfaktorene.

• Opplæring og kompetanse

  Prosjektet trenger kontinuerlige tiltak for å sikre riktig kompetanse i prosjektet. Dette innebærer både prosessforståelse, innsikt i DHO-feltet, men også bruk av verktøy som Teams, Mural, Miro, Exel osv.

• Ressursbruk og tilstedeværelse 

  Menneskelige ressurser er sårbare, og rammebetingelser kan endre seg raskt. De fleste prosjektressurser arbeider delvis med prosjekt, noe som gjør at deltakelse i viktige avklaringer, møter og aktiviteter kan variere veldig. Faste møter og viktige forberedelser til fellesaktiviteter er noe som krever tilstedeværelse for å sikre et godt resultat. Sårbare ressurser, tid og ressurser, sykdom og liknende gjør at man må vurdere i hvilken form man best mulig kan utnytte ekstern veiledning og støtte. Noen oppgaver er også svært omfattende og tidkrevende arbeid, blant annet utarbeidelse av tjenesteprismodell. Prosjektet må derfor gjøre en nøye avklaring mht. ressursbruk og disponering av midler.

Veien videre

Nord-Troms-prosjektet har sammen med UNN ambisiøse planer for videreutvikling av DHO-tjenestene. Vi har fått prosessveiledning til en viktig fase av et større prosjekt, og mye arbeid gjenstår. De kommende stegene er svært viktig for å sikre kvalitet, pasientsikkerhet og en bærekraftig tjeneste.

I tiden fremover vil vi videreføre og bygge videre på aktivitetene som allerede er gjennomført, blant annet ved å ferdigstille og oppdatere SWOT-analyse og ROS-/DPIA-arbeid. Dette gir grunnlag for en helhetlig handlingsplan som beskriver nødvendige tiltak, ansvarsfordeling og utvikling av rutiner og prosedyrer for tjenesten. Vi jobber også videre med utarbeidelse av tjenesteprismodell.

Et sentralt fokus blir å spre informasjon og sikre forankring lokalt av arbeidet som er gjort. Informasjonsmateriell skal ut i både kommuner og sykehus for å øke forståelse blant både helsepersonell og innbyggere.

Samtidig pågår det et større arbeid med å få både kommunene og UNN inn i samme tekniske struktur for DHO-løsningen. Dette er en forutsetning for å etablere sammenhengende og helhetlige tjenester. Fremover vil vi derfor jobbe videre for et tett og robust samarbeid, utvikle felles pasientforløp og sørge for god faglig forankring.
 

Kontaktinformasjon til prosjektleder Anne-Sofie Pedersen: Anne.Pedersen@kvanangen.kommune.no