Prosjektbeskrivelse 
 

Hva var utfordringen vi skulle løse og for hvilken pasientgruppe?

Prosjektet ble etablert som et forprosjekt med mål om å kartlegge eksisterende praksis, identifisere sentrale utfordringsområder og utvikle forslag til nye og innovative tiltak.

Målgruppen for prosjektet er alle pasienter som mottar eller skal motta poliklinisk oppfølging ved Røros sykehus innenfor våre ti ulike fagområder.

Hva var målene for prosjektet?  

Prosjektet «Samhandlede poliklinikker» hadde som mål å utvikle polikliniske tjenester som i større grad er samordnet med behovene til pasienter, ansatte og kommunale samarbeidspartnere. Et sentralt fokus i prosjektet har vært å styrke samhandlingen mellom spesialisthelsetjenesten og de kommunale helse- og omsorgstjenestene, samt å sikre aktiv involvering av ansatte i utviklingsarbeidet.

Bakgrunnen for prosjektet er et økende behov for mer helhetlige og koordinerte helsetjenester. Pasientforløpene blir stadig mer komplekse, og velfungerende samarbeidsstrukturer mellom nivåene i helsetjenesten er avgjørende for å sikre god kvalitet i tjenestene, effektiv ressursutnyttelse og gode pasientopplevelser.

Effektmålene for prosjektet har vært å fremme involvering av ansatte, etablere dialog med kommunale samarbeidspartnere, samt å identifisere sentrale læringspunkter og mulige videre utviklingsområder.

Hvilke organisasjoner deltok i prosjektet og hvilke roller hadde de?

Virksomhetsleder Røros kommune, kommuneoverlege Røros kommune, daglig leder Røros  

Frivillighetssentral og fysioterapeuter fra Friskliv og mestring.  

Deres rolle bestod i å delta i kartleggingen av eksisterende samarbeidsformer, vurdere hvilke endringer eller forbedringer som kan være hensiktsmessige, samt bidra med innspill til videre utviklingsarbeid.

Kontaktinformasjon til sentrale prosjektressurser: 

Jan Gunnar Skogås, avdelingsleder: jangunnarskogaas@stolav.no 

Ingrid Sundan Trøan, prosjektleder/seksjonsleder på spesialistpoliklinikker: ingridsundantroan@stolav.no 

Linn Oddveig Hansen, fagansvarlig merkantil: linnoddveighansen@stolav.no  

Gjennomføring  

Hva gjorde vi for å nå målet?

For å nå prosjektets mål ble det gjennomført flere aktiviteter for kartlegging, involvering og utvikling av forbedringstiltak.

• Mini-workshops med sykehusansatte 
Det ble gjennomført mini-workshops med ansatte ved sykehuset. I workshopene beskrev deltakerne hvordan en «vanlig dag» i poliklinikken ser ut, hvilke utfordringer de opplever i arbeidshverdagen, samt forslag til mulige forbedringer. Det ble også gjennomført idégenerering knyttet til tiltak som kan adressere identifiserte utfordringer. Avslutningsvis ble det gjennomført prioriteringsøvelser som dannet grunnlag for videre konseptutvikling og veivalg i prosjektet.

• Observasjon i klinikk 
Det ble gjennomført feltstudier i klinikken med observasjoner og ustrukturerte intervjuer med behandlere og pasienter. Formålet var å få innsikt i dagens arbeidspraksis, identifisere utfordringer og avdekke mulige forbedringsområder. Ansatte fra flere faggrupper i spesialisthelsetjenesten deltok, blant annet audiografer, fysioterapeuter, sykepleiere, leger og sekretærer/merkantilt personell.

• Intervjuer med kommunale aktører 
Det ble gjennomført intervjuer med representanter fra kommunale tjenester for å kartlegge dagens samhandling mellom nivåene i helsetjenesten. Intervjuene hadde som mål å identifisere utfordringer og forbedringsområder, samt avklare muligheter for videre samarbeid.

Bidrag fra InnoMed 
Innomed har bistått i prosessen gjennom deltakelse og fasilitering av mini-workshops, samt bruk av kreative og strukturerte arbeidsmetoder som blant annet dot-voting og Crazy 8. De har også bidratt til idégenerering og utvikling av forbedringsforslag, samt sikret god kommunikasjon, struktur og tilstedeværelse gjennom hele prosessen.

InnoMeds bidrag 

Hvilke aktiviteter har InnoMed bistått med?  

Innomed har bistått gjennom deltakelse og fasilitering av mini-workshops, samt bruk av kreative og strukturerte arbeidsmetoder som blant annet dot-voting og Crazy 8. De har også bidratt til idégenerering og utvikling av forbedringsforslag, samt sikret god kommunikasjon, struktur og tilstedeværelse gjennom hele prosessen.

Image

Image

Hva har prosessveiledning fra InnoMed betydd?

Prosessveiledningen fra InnoMed har vært av stor betydning for gjennomføringen av prosjektet. På grunn av begrensede tidsressurser internt har det vært avgjørende med ekstern støtte til å strukturere og drive prosessen fremover. InnoMed har bidratt til å sikre en rød tråd i arbeidet og har gjennom målrettede spørsmål og veiledning hjulpet prosjektgruppen med å utvikle og videreføre arbeidet på en systematisk måte.

Resultater og læring

Hva oppnådde prosjektet?

Funn fra innsiktsarbeidet

Gjennom innsiktsarbeidet ble det identifisert tre sentrale funn knyttet til poliklinikkdriften ved avdelingen på Røros sykehus:

1. Inn- og utsjekk som flaskehals 
   Prosesser knyttet til registrering, mottak og avslutning av pasientbesøk oppleves som en flaskehals i pasientflyten.
2. Fragmenterte arbeidsoppgaver og behov for tydeligere jobbglidning 
   Arbeidsoppgaver er i noen grad fragmenterte mellom ulike yrkesgrupper, noe som kan påvirke effektiv ressursutnyttelse. Det er identifisert et potensial for tydeligere rolleavklaringer og økt bruk av jobbglidning.
3. Ukoordinert og uforutsigbart samarbeid med kommunale tjenester 
   Samhandlingen med kommunale aktører fremstår i enkelte tilfeller som lite koordinert og forutsigbar, noe som kan påvirke pasientforløpene.

Et overordnet funn fra innsiktsarbeidet er at det kan være hensiktsmessig å videre utforske muligheten for å innføre behovsstyrte poliklinikker som en del av driftsmodellen ved avdelingen på Røros sykehus.

Gevinster som er realisert for pasienter, ansatte og organisasjonen

Gjennom prosjektperioden er det allerede oppnådd flere konkrete gevinster:

• Økonomisk gevinst 
  Det er innført betaling for enkelte tjenester som tidligere ikke har vært fakturert, blant annet reparasjoner, justeringer og bistand knyttet til digitale tjenester ved høresentralen. Taksten er satt til 250 kroner per tjeneste og er utarbeidet i samarbeid med controller ved Røros sykehus. Det pågår samtidig arbeid for å etablere en nasjonal retningslinje for denne typen tjenester.
• Økt jobbglidning 
  Merkantilt personell bistår i dag audiografene med enklere serviceoppgaver, noe som bidrar til mer effektiv bruk av fagressurser.
• Bedre samarbeid med kommunehelsetjenesten 
  Det er etablert tydeligere retningslinjer for håndtering av halvøyeblikkelig hjelp-pasienter som henvises fra primærhelsetjenesten til spesialisthelsetjenesten.
• Bedre henvisningsflyt 
  Flere pasienter henvises nå til Friskliv- og mestringssentralen, slik at relevante tiltak kan prøves ut før eventuell behandling i spesialisthelsetjenesten.

Hva har vært viktige læringspunkter?  

Viktige læringspunkter

Gjennom prosjektet har vi fått økt innsikt i hvordan utviklingsarbeid kan gjennomføres på en måte som i størst mulig grad involverer relevante aktører. Erfaringen viser at strukturert involvering av ansatte og samarbeidspartnere bidrar til bedre forståelse av utfordringer og mer treffsikre forbedringstiltak.

Samtidig har vi erfart at prosjektet i perioder har hatt begrenset fremdrift på grunn av manglende tidsressurser til selvstendig arbeid mellom prosessveiledningene. Dette er en erfaring vi vil ta med oss i fremtidige prosjekter, hvor det vil være viktig å sikre tilstrekkelig tid til oppfølging og videre arbeid mellom samlingene.

Flere av løsningene og erfaringene fra prosjektet vurderes å ha overføringsverdi til andre enheter, blant annet:

• Bruk av automatiserte og digitale løsninger der dette er hensiktsmessig, for å frigjøre personellressurser.
• Økt bruk av jobbglidning mellom yrkesgrupper for å sikre mer effektiv ressursutnyttelse.
• Behovsstyrte poliklinikker, som kan bidra til bedre ressursutnyttelse og frigjøre kapasitet som kan benyttes til andre oppgaver.

Veien videre

Videre arbeid vil blant annet bestå i å opprettholde dialogen med Tjenesteinnovasjon ved St. Olavs hospital, med mål om å utvikle og implementere behovsstyrte poliklinikker innen flere fagområder. Våre behov og aktuelle utviklingsområder er allerede meldt inn.

Det vil også være viktig å fortsette med jevnlige møter med ansatte for å følge utviklingen i arbeidet og kartlegge fremdrift og nye behov underveis.

På sikt vil det være aktuelt å sende inn en ny søknad til InnoMed om videre prosessveiledning for å støtte den videre utviklingen og implementeringen av prosjektet.

Vi holder kontakten videre med Tjenesteinnovasjon på St.Olavs hospital for å kunne komme i gang med behovsdrevet poliklinikk innen ulike fagfelt. Har meldt inn hvilke behov vi har. Fortsette å ha jevnlige møter med de ansatte for å kartlegge hvor vi er i løypa. Etterhvert sende inn ny søknad til InnoMed for videre prosessveiledning på prosjektet når tiden er inne.