Prosjekterfaring: Digital hjemmeoppfølging i Agder
Prosjektet knytter sammen aktører på tvers av helsetjenesten for å tilby kronikere og personer med psykiske lidelser digital hjemmeoppfølging.
Bakgrunn og behov
Sykehus, kommuner og fastleger i Agder jobber sammen med utprøving av digital hjemmeoppfølging for pasienter med kroniske sykdommer. Målet er at pasientene skal oppleve sømløse forløp på tvers av forvaltningsnivå. Regionen har prøvd ut digital hjemmeoppfølging i flere år, og klargjør nå tjenesten for overgang til drift. InnoMed har bistått prosjektet med ulike organisatoriske aspekter.
Dette gjorde vi i prosjektet
InnoMed støttet prosjektgruppen med å kartlegge hvordan prosjektet kan involvere og formalisere samarbeid med kommuner, sykehus og fastleger og utarbeidet en kommunikasjonsplan for implementering. Videre har InnoMed bistått med innføring av smidig arbeidsmetodikk, utviklet en betalingsmodell for tjenesten, og bistått i inklusjon av pasienter til digital hjemmeoppfølging fra SSHF avd. Kristiansand.
Aktørkartlegging
Relevante aktører og deres holdninger til tjenesten ble kartlagt i en interessentanalyse gjennom innsiktsintervjuer og samarbeid med prosjektet. Prosjektet hadde kartlagt aktører fra før, men det var behov for å detaljere kartleggingen ytterligere fordi aktørlandskapet er komplekst, og det var variert grad av involvering fra de ulike aktørene. I aktørkartleggingen ble det avdekket hvilke kommuner og fastleger som har mer behov for informasjon om tjenesten, og hvor trykket burde legges med tanke på forankring på de involverte sykehusene. InnoMed hjalp prosjektet med å lage en grundig interessentanalyse som skal vedlikeholdes så lenge prosjektet løper.
Forankring
InnoMed veiledet prosjektet i utarbeidelse av en detaljert kommunikasjonsplan. Kommunikasjonsplanen fokuserte på kommuner, fastleger og sykehus, det ble produsert målrettet innhold til bruk i forankring og kommunikasjon med de ulike aktørene. En viktig erfaring fra kommunikasjonsarbeidet var viktigheten av å synliggjøre gevinster for hver av de involverte aktørene i prosjektet.
Introduksjon av smidig arbeidsmetodikk
Prosjektgruppen i Agder har mange dyktige ressurser fra ulike deler av helsetjenesten, men det er få ressurser som jobber fulltid med prosjektet. Dette ble spesielt utfordrende under pandemien, fordi flere viktige prosjektressurser ble nødt til å steppe inn i linjeoppgaver på kort varsel. Prosjektgruppen på Agder strevde med å holde oversikten over alle oppgaver de måtte levere, og hvem som kunne løse dem.
InnoMed hjalp prosjektet med å innføre smidig arbeidsmetodikk: Alle prosjektdeltagerne tømte seg for ugjorte oppgaver i en «backlog». De ugjorte arbeidsoppgavene ble sortert inn i kategorier, og prosjektet startet å jobbe etter 2-ukers sprinter basert på hvilke ressurser som var tilgjengelig til enhver tid. Smidigarbeidet blir understøttet av verktøy som er fritt tilgjengelig i Miro.
Innføring av smidig arbeidsmetodikk bidro til økt struktur i prosjektet og en bedre evne til å prioritere de resterende arbeidsoppgavene som gjenstod for å få tjenesten ut i normal drift.
Betalingsmodell
Èn ting er å gi tjenester gjennom et prosjekt finansiert av forsknings- og utviklingsmidler, noe annet er å sikre at tjenesten er levedyktig i drift. Tjenestene i Agder finansieres delvis av sykehuset gjennom stykkprisfinansiering, og delvis av den kommunale helse- og omsorgstjenesten.
Kommuner som knytter seg til tjenesten, betaler for bruk av plattformen og måleutstyr, og eventuell bruk av nettbrett. Tjenesten jobber nå med økt bruk av bring your own device, fordi det både er en enklere og rimeligere løsning. Kommunene følger enten opp pasientene selv, eller bruker regional telemedisinsk sentral i Arendal.
InnoMed bistod med å utarbeide ny betalingsmodell for telemedisinsk sentral. Prisen for tjenesten drives dels av ressursinnsatsen på sentralen, og dels av teknologikostnaden. Betalingsmodellen ble sentral i samarbeidsavtalene som ble utsendt til kommuner i Agder.
Inklusjon av pasienter fra sykehuset
Digital hjemmeoppfølging har i prosjektet blitt tilbudt til pasienter fra TMS eller den kommunale oppfølgingstjenesten. Ansvaret for inklusjon av pasienter har derfor ligget til fastlegen eller personell i hjemmetjenesten. Sykehuspersonell møter mange svingdørspasienter som er hyppig innlagt, og inklusjon og tilbud om digital hjemmeoppfølging fra sykehuset er derfor viktig for å fange opp flere pasienter med behov for tjenesten.
Prosjektet har utviklet et forløp hvor sykehuset identifiserer, inkluderer og følger opp pasient etter utskrivelse. Etter hvert blir pasient overført til videre oppfølging fra telemedisinsk sentral eller kommunal oppfølgingstjeneste.
InnoMed bistod med rådgivning for oppstart av forløpet med inklusjon av KOLS-pasienter fra lungeavdelingen på SSHF. Seks pasienter ble inkludert i piloten, og det ble gjennomført innsiktsintervjuer med pasienter og aktører i forløpet. Erfaringene sammen med anbefaling til fremtidig organisering av tjenesten ble oppsummert i en erfaringsrapport.
Resultater av prosessveiledning
InnoMed har hjulpet til med å innføre smidig arbeidsmetodikk som har skapt bedre struktur og evne til å prioritere oppgaver i prosjektet ut fra hvor mange ressurser som er disponible. Forankringsplanen og kommunikasjonsplanene hjelper prosjektet å holde styr på alle interessentene, og forankringspunkter er satt i et mer strukturert system. InnoMed har spesielt bistått med forankringsarbeid inn mot sykehuset, inkludert mobilisering av fagdirektøren. Den utarbeidede betalingsmodellen for den regionale oppfølgingstjenesten i Arendal har fått full tilslutning fra kommunene. InnoMed sin bistand på inklusjon av pasienter fra SSHF har gitt prosjektet verdifull erfaring å bygge videre på når tjenesten skal ut i drift.
Læringspunkter fra prosjektet:
- Etablering av forløp med digital hjemmeoppfølging er organisatorisk krevende. Kontinuitet i ressurser fra kommune og helseforetak er viktig. Slike store satsinger kan ikke leveres med 10 20%-stillinger. Det må settes av ressurser både i kommuner og på sykehusene.
- Forankringsarbeidet må struktureres, og sykehusledere og kommunale ledere må jobbe tettere sammen om mål for tjenesten.
- Finansieringssystemet av helsetjenestene er en potensiell show-stopper for digital hjemmeoppfølging. Både kommuner og helseforetak kan stå igjen som tapere med dagens system.
- Kommunal forvaltning har en sentral rolle i tildeling av digital hjemmeoppfølging, og oversikt og arbeid med forvaltningsavdelingene må prioriteres i arbeidet med tjenesten.
- Synliggjøring av gevinster og kostnader er viktig for alle involverte parter i tjenesten, og arbeid med gevinstkartlegging må prioriteres fra dag 1.
- Tjenesteforløpene for digital hjemmeoppfølging må kontinuerlig oppdateres og justeres ettersom man får mer erfaring med tjenesten.
Forankring til strategiske satsninger
Prosjektet har involvert pasienter som inngår i nasjonal helse- og sykehusplan, hvor både personer med kroniske- og psykiske lidelser blir representert. Prosjektet har videre en forankring til InnoMed sin satsning på tjenester som innebærer samhandling mellom sykehus og kommuner.
For å lykkes med å skape verdi for alle involverte aktører må vi jobbe med utvikling innen teknologi, brukeropplevelse, kultur, tjenesteforløp og forretningsmodeller. Kompetansen til InnoMed har vært meget viktig for oss i denne forbindelse. Etter prosessveiledning fra InnoMed jobber vi smidigere, har bedre kvalitet på gevinstarbeid, har en mer systematisk beskrivelse av prosessene mellom forvaltningsnivåer og har en tydeligere kommunikasjonsplan. InnoMed har vært en viktig støttespiller for meg som prosjektleder i prosessarbeidet og jeg er sikker på at InnoMed har styrket vår innovasjonsevne.
- Morten Lauknes, Prosjektleder samhandling og innovasjon i Kristiansand kommune
