Før dere går videre bør sparringspartnere identifiseres (helst 2 – 3 personer). Det er ikke nødvendig å opprette et team, men en liten arbeidsgruppe er viktig for diskusjoner og gjennomføring av overordnet innsiktsarbeid.

• Start med å snakke med den eller dem som har tatt initiativet til arbeidet. Still følgende spørsmål:
• Hvorfor endre dagens praksis/tjenester?
• Hva bør bli bedre og hvordan?
• Er ønsket om endring forankret i virksomhetsplanen, kvalitetsstrategien, budsjettet eller i andre styrende dokumenter?
• Hvor er beslutningen forankret? – hos linjeleder eller høyere opp i systemet?
• Hvem berøres av endringene?
• Er det noen som allerede har startet å arbeide med disse utfordringene?
• Skriv ned svarene. Dette er utgangspunktet for det videre arbeidet med å hente inn overordnet innsikt.
• Overordnet innsikt handler om å kartlegge dagens situasjon på overordnet nivå. Dette er viktig for å avdekke de viktigste utfordringene i tjenesten.

Overordnet innsikt får dere gjennom å:

• Snakke med aktørene
• Søke i virksomhetsplan og andre dokumenter som gir rammer og mål for virksomheten – f.eks. interne strategidokumenter, langtidsplaner, stortingsmeldinger og lignende
• Ta frem data om tjenestemottakere, nøkkeltall om tjenestene og fremtidige behov.

Kartlegg sentrale aktører

Snakk med mennesker når dere gjør innsiktsarbeid. Men hvem skal dere snakke med?

Snakk alltid med:

• De som mottar tjenester og deres pårørende
• Ansatte (alle profesjoner) og tillitsvalgte i berørte enheter. Husk verneombudet!
• Ledere – både nedover og oppover i organisasjonen

Andre aktuelle aktører:

• Leverandører
• Brukerutvalg, brukerråd, eldreråd, ungdomsråd o.l.
• Lokallag av pasient- og brukerforeninger, Nasjonalforeningen for folkehelsen og andre organisasjoner.
• Ansatte i andre enheter og i samarbeidende enheter i sykehus og i kommuner.
• Fagmiljøer, som f.eks. nasjonale kompetansesentre, utviklingssentre for sykehjem og hjemmetjenester, forbedrings- og innovasjonsmiljøer i helseforetaket mv.

Skriv inn alle aktørene dere tror er aktuelle i et Aktørkart. 

Opprett et brukerpanel som kan følge innovasjonsprosessen helt frem til mål.

Selv om dere allerede har et brukerutvalg/eldreråd eller lignende er det viktig å ha et eget brukerpanel med personer som er aktive mottakere av tjenester. Bruk ulike tjenestemottakere hver gang.

Velg tjenestemottakere som:

• ​​​​​​Har ulik bakgrunn, kjønn og alder.
• Kan utfordre dere ordentlig
• Har ulike erfaringer med tjenestene.

Det er viktig å ha et bredt perspektiv når dere snakker med aktørene. Når dere lager spørsmål og gjennomfører samtaler bør dere bruke metoder som anerkjennende intervju.

Les mer om anerkjennende intervju (prosessverktøy.no)

• Ta alltid utgangspunkt i situasjonen til dem dere spør, gjennom å ha fokus på:
• Hva verdsetter du aller mest ved dagens tjenester/løsning?
• Hva synes du er mest utfordrende ved dagens tjenester/løsninger?
• Har du noen historier/opplevelser som illustrerer gode opplevelser og hva vi kan bli bedre på?
• Hvis du kunne få tre ønsker oppfylt for at tjenestene/ løsningene skal bli bedre – hva ville det være?

Skriv inn svarene dere får i Funnplakater.

Ta også kontakt med utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester eller helseforetakets innovasjonsmiljø for å sjekke ut hva andre arbeider med. Bruk faglige nettverk aktivt!
 

I tillegg til å gjennomføre intervjuer er det viktig å finne frem til føringer som påvirker tjenesten. Se gjennom og få et overblikk på følgende:

• Virksomhetsplaner.
• Budsjettdokumenter.
• Handlingsplaner.
• Nasjonale føringer som stortingsmeldinger (regjeringen.no), nasjonale satsinger og reformer (regjeringen.no), nasjonale faglige retningslinjer (helsedirektoratet.no) og nasjonale anbefalinger (helsedirektoratet.no).
• Lovbestemmelsene (helsedirektoratet.no) som gjelder helse- og omsorgstjenestene.

Hent inn data som sier noe om hvordan tjenestene har utviklet seg de siste årene, og hvordan de er i forhold til tilsvarende tjenester i andre kommuner og helseforetak. Undersøk også hva som er forventet utvikling fremover. Slike data kan dere dels hente ut fra egne fagsystemer (ta kontakt med systemansvarlig i egen organisasjon) og dels fra nasjonale databaser (helsedirektoratet.no). Trekk gjerne ut data om følgende:

• Oversikt over antall brukere av de forskjellige tjenestene over tid.
• Gjennomsnittlig tid ansatte bruker på å levere tjenestene i dag, f.eks. data fra turnussystemer.
• Utvikling i tidsbruk per tjeneste/tiltak de siste tre til fem årene.
• Oversikt over tidsbruk for ulike pasient- og brukergrupper.
• Kvalitetsparametere.
• Avviksrapporter og statistikk fra kvalitetssystemet.

Gjør en analyse av dataene:

• Hvilke tjenester brukes mye og lite, og hvordan har dette utviklet seg over tid?
• Hvor er det stort potensiale for å spare tid?
• Er noen tjenester mer eller mindre omfattende å levere nå, sammenlignet med tidligere?
• Hvor fungerer tjenesten bra, og hvor fungerer den dårlig?

Legg analysene inn i Funnplakater.

Dere har nå hentet inn mange innspill omkring opplevelse av dagens situasjon og skrevet dem inn i funnplakater. Neste steg er å strukturere utfordringene.

For hver utfordring lager dere et utforskningsskjema. Bruk dette verktøyet for å beskrive problemet, symptomene og forklaringsdata. Senere i prosessen kan dere også bruke verktøyet for å beskrive rotårsaker og mulige løsninger.

Dere har nå en oversikt over ulike utfordringer. Prioriter og velg hvilke utfordringer dere skal jobbe videre med. Det er leders ansvar å prioritere og gjøre det endelige valget. I noen tilfeller er det behov for å løfte beslutningen om prioritering opp i lederlinjen eller til styrende organer. Diskuter dette med nærmeste leder.

Legg til rette for at leder kan fatte en beslutning. Lag en prioriteringsmatrise. I prioriteringsmatrisen sorteres de ulike utfordringene etter hvor stor betydning de har for tjenestemottaker og organisasjonen, samt hvor vanskelige de er å løse.
 

Avslutt dette steget med å oppsummere arbeidet i en presentasjon til ledelsen.

Veien videre

Beslutningstaker må nå fatte en beslutning om dere skal gå videre til neste steg.

Etabler en arbeidsgruppe med ansvar for det videre arbeidet. Det er viktig at arbeidsgruppen settes sammen av ulike profesjoner og ansatte fra forskjellige deler av tjenesten som kan berøres av tjenesteinnovasjonen. Arbeidsgruppen ledes av en prosjektleder. Prosjektets omfang bestemmer hvor mye ressurser dere bør sette av til arbeidet i dette steget. Det overordnede ansvaret for det videre arbeidet ligger hos en leder, som er prosjekteier.

Brukerpanelet dere etablerte i det første steget kan gi gode innspill også i dette steget. I mange prosjekter kan det også være nyttig å etablere en referansegruppe med andre aktører som berøres av løsningen. Referansegruppen består av ressurspersoner fra fagmiljøer, interesseorganisasjoner, arbeidstakerorganisasjoner, hovedverneombud mv. som kan gi innspill, korrigeringer og innsikt i arbeidet.

Avklar hvem som kan bistå med kalkyler og økonomiske gevinstberegninger. Involver systemansvarlige for organisasjonens fag- og kvalitetssystemer.

Ulike aktører forstår utfordringer forskjellig, og legger ulike ting i hva utfordringen består i. Gjør et dypdykk for å avdekke og forstå hva som ligger bak utfordringene og hvilke forventninger ulike aktører har til fremtidens løsning.

Dybdeinnsikt handler om å avdekke tre ting:

1. Hvordan dagens tjenester fungerer for tjenestemottakerne, pårørende og ansatte.
2. Hva aktørene mener er de viktigste utfordringene ved dagens tjenester og hvordan disse henger sammen.
3. Hvordan fremtidens tjeneste bør utformes for å oppfylle tjenestemottakernes behov.

Dybdeinnsikten er viktig både ved utforming av tjenester og ved utvikling av nye produkter og løsninger. Oppdater Aktørkartet fra steg 1.Involver aktørene aktivt i dialog og diskusjoner. Fyll ut plan for innhenting av dybdeinnsikt. Velge ut hvilke aktører som bør involveres i det videre innsiktsarbeidet, hvilken måte de bør involveres på og hva dere tror er viktig å få innspill om. Husk at det er viktig å stimulere til å motta så mange synspunkter og forventninger som mulig. Gjør gjerne dette i flere runder, og involver aktørene jevnlig gjennom prosjektet.

Husk at det er viktig å invitere til workshops og intervjuer tidlig. Dette gir aktørene tid til å tenke gjennom hva de ønsker å gi av tilbakemeldinger. I invitasjonen er det viktig at dere beskriver bakgrunnen for arbeidet og hvilke funn dere har gjort så langt.

Ta også frem økonomiske nøkkeltall om tjenestene. Skaff sammenlignbare nøkkeltall fra lignende tjenester. Økonomikonsulenten i organisasjonen kan gjøre dette, og data som kan hentes er eksempelvis nasjonale styringsdata (helsedirektoratet.no), helsedata (ssb.no), oppslagsverk for helsesektoren (helsebiblioteket.no).

Gjennomfør nå dybdeinnsiktsarbeidet. Bruk aktivt verktøyet Funnplakat for å sortere og beskrive funnene. Basert på funnene utarbeider dere Brukerprofiler. Beskriv ulike typer tjenestemottakeres situasjon, behov, forventninger og oppfattelser om dagens løsning. Pass på at dere skaper nok brukerprofiler til at de gjenspeiler bredden i type tjenestemottakere.

Image

Aktuelle metoder for innsikt

Workshop

Workshop er et arbeidsmøte der ulike typer aktører samles for å gi innspill, diskutere, idèmyldre og skape en felles forståelse om et problem, en utfordring o.l. Inviter til workshopen i god tid og beskriv hensikten godt. Sørg for å invitere personer med ulik faglig bakgrunn og ståsted. Benytt en nøytral fasilitator. Antallet deltakere avhenger av tema.  Tips for gjennomføring av workshops (prosessverktøy.no).

Ekspertråd

Knytt til dere noen eksperter på tjenesteområdet, som kan gi innspill på hva en forsvarlig tjeneste bør bestå av og gi tips på hvordan arbeide for å endre tjenestene. Eksperter er også kolleger i andre virksomheter som har gjennomført og har erfaringer fra innovasjonsarbeid. Bruk også nasjonale kompetansesentre, fagutviklings- og innovasjonsmiljøet i helseforetaket, utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester mv.

Intervju

Suppler workshops med intervjuer. Husk å bruke metoden for anerkjennende intervju (prosessverktøy.no), som er beskrevet i steg 1. Lag en intervjuguide som forberedelse til intervjuet.

Observasjon

Observer hvordan tjenesten, systemet, produktet eller omgivelsene blir brukt og oppleves. Bruk samme metodiske tilnærminger som du har lært å bruke i egenskap av helsepersonell. Les mer om deltagende observasjon (etikkom.no). Les også tips til deg som skal observere (ndla.no).

Spørreundersøkelse

Gjennomfør gjerne en spørreundersøkelse i tillegg til andre metoder. Spørreundersøkelser er en god metode hvis dere ønsker å hente inn innsikt fra mange personer. Tips ved gjennomføring av spørreundersøkelser (surveymonkey.com). Det finnes flere enkle web-programmer som kan benyttes for å sende ut spørreundersøkelser elektronisk hvis mottakerne har en e-post adresse. Fordelen ved å bruke slike program er at de automatisk oppsummerer svarene og gjør disse enkelt tilgjengelig for dere. Sjekk om organisasjonen din har lisens på et slikt program.

Dere har nå kartlagt behov på tvers av mange aktører. Innsikt er systematisert ved hjelp av funnplakater og utarbeidelse av brukerprofiler. Nå er det viktig å skape felles forståelse for behov, og forventninger til fremtidige løsninger.

Bruk verktøyet for Tjenestereise for å visualisere en steg-for-steg-beskrivelse av tjenesteforløpet. Ett steg er èn aktivitet for tjenestemottaker eller de som yter tjenestene.  

Gjennom workshops med ulike aktører tar dere utgangspunkt i brukerprofilene og skisserer dagens tjenestereise for utvalgte profiler. Ved å involvere aktørene i arbeidet med å skissere dagens tjenestereise, avdekkes mer innsikt, og aktørene får større forståelse om hvordan tjenesten fungerer. Husk å holde fokus på tjenestemottakeren, og på å identifisere utfordringer og muligheter for endringer.

Tjenestereisen er en steg-for-steg-beskrivelse av tjenesteforløpet, sett fra tjenestemottakers perspektiv. I tjenestereisen kartlegges tjenestemottakerens opplevelse, kontaktpunkter, aktørenes arbeidsprosesser og teknologistøtte som er i bruk.

Image

Tjenestereisen består av synlige og usynlige tjenester. Synlige tjenester er de som tjenestemottakerne opplever. Usynlige tjenester er interne tjenester, aktiviteter, prosesser og teknologibruk som understøtter de synlige tjenestene. Et eksempel kan være blodprøvetaking. Å ta en blodprøve er den synlige tjenesten. Labarbeid knyttet til blodprøven er usynlige aktiviteter for tjenestemottakerne.   

Ta med stegene til alle aktører som direkte eller indirekte berøres av tjenesteytingen. Tenk gjennom arbeidsprosesser og løsninger som brukes underveis.

Skriv gjerne ut verktøyet Tjenestereise i A3-format, og vær forberedt på at dere må skrive ut flere ark for å få skissert hele tjenestereisen. Bruk små post-it lapper for å illustrere stegene i reisen.

Dere har nå kartlagt utfordringer og muligheter gjennom bruk av funnplakater, brukerprofiler og tjenestereiser. Neste steg er å velge hvilke problemer dere skal løse.

Oppdater Utforskningsverktøyet med detaljer om problemene og årsakene.

I idemyldringsfase er det viktig å få frem ulike tilnærminger og løsningsmuligheter. Husk å involvere aktørene som tok del i dybdeinnsiktsarbeidet.

Les mer om hvordan tilrettelegge og gjennomføre en god idemyldringsprosess (prosessverktøy.no).

Bruk verktøyet Løsningsforslag til å beskrive og visualisere ideer. Ta frem verktøyet Prioriteringsmatrise og bruk det til å prioritere mellom ulike ideer.

Nå kan dere sette retningen for den nye løsningen. Dette gjøres gjennom å lage mål (også kalt designprinsipper) for ny løsning. 

Premisser for målene:

• Skal være veiledende for design og utforming av fremtidens tjenester, produkter og løsninger.
• Skal være konkrete og sette tydelige rammer for fremtidens løsninger.
• Er viktige for det videre utviklings-, utprøvings-, evaluerings- og implementeringsarbeidet.

Målene bør omfatte:

Mennesker: Kvaliteter den fremtidige løsningen må ha for å forbedre opplevelsene til tjenestemottakerne, pårørende og ansatte.  

Organisasjon: Hva som kreves av endring i arbeidsprosesser, kvalitetssystemer, roller og ansvar.

Teknologi: Hva som skal til for at teknologien imøtekommer tjenestemottakers behov og bidrar til mer effektive arbeidsprosesser.

Prinsipper for ny løsning må forankres godt på tvers av alle involverte aktører og i styrende organer for organisasjonen.

Viktige designprinsipper (mål) for helse- og omsorgssektoren kan være:

• Tjenestemottakers behov skal settes i sentrum og det skal legges til rette for aktiv medvirkning etter prinsippene «ingen beslutning skal tas om meg, uten meg» og «hva er viktig for deg?».
• Tjenestemottaker skal oppleve tjenester som er helhetlige og bygget på godt samspill mellom tjenestenivåene.
• Tjenestemottaker skal motta forsvarlige helse- og omsorgstjenester og raskt få avklart og dekket sine behov.
• Tjenestemottaker skal kunne forstå sine rettigheter, plikter og informasjon på et språk som tjenestemottaker forstår.
• Helse- og omsorgstjenester skal ytes på en slik måte at de legger til rette for og stimulerer til tjenestemottakers egenmestring og selvstendighet.
• Tjenester, prosesser og produkter skal være bygget på prinsippene for universell utforming 

Ta utgangspunkt i målene dere har laget og skissert fremtidens tjenestereise.

Det er viktig at dere gjør denne aktiviteten sammen med aktørene – gjerne i en workshop. Bruk verktøyet Tjenestereise:

• Steg for tjenestemottakerne: Hvilke steg går tjenestemottaker gjennom? 
• Tjenestemottakernes opplevelser: Hvordan sikre en optimal opplevelse for tjenestemottakerne?
• Kontaktpunkter: Hvordan sikrer dere at kontaktpunktene oppleves meningsfulle for tjenestemottaker og effektive for tjenesteyterne? Har dere benyttet mulighetsrommet for digitale løsninger? Er kontaktpunktene designet for alle?
• Aktørenes arbeidsprosesser og samspillet mellom dem: Hvordan sikre tydelig fordeling av oppgaver, roller og ansvar mellom aktørene? Hvordan få på plass en effektiv og digital informasjonsflyt mellom aktørene?
• Teknologi: Hvordan integrere digitale løsninger i tjenesteytingen? Hvordan effektivisere arbeidsprosesser ved hjelp av teknologi?

Med utgangspunkt i målene og fremtidig tjenestereise kartlegger dere
potensielle gevinster. Analyser endringene fra dagens til fremtidens tjenestereise.

Definer hvilke gevinster de ulike endringene kan medføre. Forankre gevinstene godt hos berørte aktører. Hent inn bistand fra økonomikonsulenten som dere samarbeider med. Bruk Gevinstverktøyets endrings- og gevinstoversikt til å dokumentere kartlagte gevinster.

Gjennom hele dette steget er det viktig at du som prosess-/gjennomføringsansvarlig har rapportert fortløpende og gitt oppdragsgiver gode muligheter til å medvirke i prosessen.

Prosjekteier må peke ut tjenesteeier. Tjenesteeier har ansvaret for løsningen fra a-å, og skal ta eierskap til videre utvikling, implementering og forvaltning av løsningen.

Vurder om det skal gjennomføres en innovativ anskaffelse, eksempelvis dialogbasert anskaffelse. Involver organisasjonens innkjøpsansvarlige tidlig.

Start dialog med leverandører tidlig. Ta utgangspunkt i målene og skissen til fremtidig tjenestereise. Leverandørene sitter på mye kunnskap, og kan bidra konstruktivt inn i prosessen med å gjøre de nye løsningene tydeligere. Hvis dere ikke ønsker å gjennomføre en innovativ anskaffelse kan eventuelle anskaffelsesprosesser starte senere.

Se anskaffelser.no og innovativeanskaffelser.no for mer informasjon.

Når vi utvikler og implementerer nye løsninger, er det viktig å ikke gape over for mye på en gang. Stykk derfor opp målene i passelige porsjoner, som naturlig hører sammen.

Image

Detaljering og videre planlegging

Ta utgangspunkt i fremtidig tjenestereise som dere skisserte i steg 2 og jobb videre med følgende:

Kontaktpunkter
Beskriv hvordan tjenestemottakerne er i kontakt med løsningen. Hva må utvikles eller endres?

Prosesser i organisasjonen
Beskriv nye prosesser, roller, ansvar og rutiner knyttet til de nye løsningene.

Teknologi
Beskriv hvilke teknologiske løsninger som må anskaffes eller endres. Beskriv endringer i interaksjonen mellom ulike fagsystemer og tilpasninger av teknologi.

Kompetanse og kultur
Beskriv kompetansebehov ved innføring av nye løsninger og behov for endringer i kultur og atferd for alle aktører.

Endringer hos andre aktører
Beskriv nødvendige endringer som må finne sted hos andre aktører og hvordan dette følges opp.

Planlegg godt før du starter smidig utvikling og implementering i drift. Dersom løsningen er omfattende, og tar tid å implementere, vil det lønne seg å lage en overordnet plan for hele løpet, og sørge for deltaljplanlegging for de nærmeste månedene. Prioriter utvikling av de delene av målene som kan gi størst gevinster på kort og lang sikt.

Bruk verktøyet Prioriteringsmatrise. Bruk også organisasjonens prosjektverktøy for planlegging og forankring av aktiviteter.

Hvorfor planlegge, prøve og feile?

Det koster mindre å feile med enkle prototyper og mini-løsninger enn å vente lenge med å teste ut løsningen. Dersom løsningen ikke er prøvd ut av andre, kan det lønne seg å gå flere runder med enkle prototyper før dere starter den egentlige utviklingen av løsningen. Hvis løsningen er prøvd ut av andre, må dere hente inn erfaringer. Det er ikke nødvendig å prøve ut og sette i gang utviklingsprosesser hvis andre har gjort det før dere. Men løsninger må integreres i egen organisasjon og systemer gjennom endringsarbeid. Lær av andre og bygg på andres kunnskap!

Kontaktpunkter er der brukeren har kontakt med organisasjonen, og er sentralt for brukeropplevelsen.

En ny løsning kan ha mange kontaktpunkter: Digitale (elektronisk søknad, mobilapp, medisinsk avstandsoppfølging / digital hjemmeoppfølging), fysiske (brosjyrer, søknadsskjemaer, produkter) og mellommenneskelige (f.eks. telefonisk kontakt, besøk av hjemmesykepleien, besøk hos fastlegen, poliklinisk konsultasjon på sykehuset mv. ).

Visualiser forslagene til kontaktpunkter og diskuter dem med brukerpanelet og andre aktører. Lag utkast til søknadsskjema eller informasjonsbrosjyrer, ta med produkter og teknologi som skal brukes og visualiser fremtidens digitale løsninger for brukerpanelet, andre tjenestemottakere og ansatte. Praktiske utkast og produkter setter tjenestemottakere og ansatte i stand til å kunne oppleve tjenesten og gi verdifulle tilbakemeldinger. Husk at kontaktpunktene må være designet for alle typer tjenestemottakere, dvs. universelt utformet (bufdir.no).

Definer nye arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar i detalj. Alle som er involvert i arbeidsprosessene må forstå sin rolle og ansvar når løsningen er i drift.

Arbeidsprosesser kan visualiseres i skjemaet for Tjenestereise. Arbeid med dette i workshops sammen med involverte aktører. Gjør dette:

1. Definer først arbeidsprosessene på et overordnet nivå og knytt dem til eksisterende kvalitetssystem.
2. Definer hvert steg i arbeidsprosessen
3. Definer viktige beslutningspunkter og veiskiller
4. Vær tydelig på hvem som skal utføre hva
5. Beskriv nye arbeidsrutiner som er enkle å forstå for ansatte

I dette arbeidet er det viktig å involvere systemansvarlig for organisasjonens kvalitets- og fagsystemer.

Informasjon må flyte gjennom hele tjenesteforløpet og mellom aktørene som er definert i fremtidig tjenestereise. Identifiser hvilke avhengigheter teknologien har til omkringliggende systemer, slik at det blir god informasjonsflyt.

Løsningen som utvikles må konfigureres slik at den passer til tjenestemottakerne, ansattes og andre aktørers bruksområder. Ny teknologi må tilpasses virksomhetens infrastruktur og sikkerhetspolicy. Integrasjoner mot eksisterende fagsystemer kan være utfordrende og ta lang tid. Dette er et krevende arbeid. Det er viktig at IT-avdelingen og sikkerhetsansvarlig involveres tidlig i prosessen.

Følg med på utviklingen innenfor e-helseområdet! (ehelse.no).

Kompetanseheving er viktig for at løsningen skal bli tatt i bruk! Identifiser behov for kompetanseheving blant tjenestemottakere, pårørende og ansatte som skal ta de nye løsningene i bruk.

Sett dere ned sammen med brukerpanelet, tillitsvalgte og ansatte, og bli enig om gode kompetansetiltak.

Vil den nye løsningen kreve endring av gammel atferd og vaner? Vær ærlig med dere selv. Jobb målrettet med å endre kultur hos tjenestemottakere, pårørende, ansatte og ledere. Husk at ledelsen går i bresjen for endring av kultur!

Oppdater verktøyet Tjenestereisen med implementerte kontaktpunkter, aktører, prosesser og teknologi.

Bruk Gevinstverktøyet for gevinstvurdering og -planlegging. Ta utgangspunkt i gevinstene dere identifiserte i steg 2, og vurder disse gevinstene i detalj.

Gevinstvurdering

Bruk gevinstvurdering i Gevinstverktøyet, og involver økonomiavdelingen i beregninger av gevinster. Definer:

1. Hvilke kostnader dere kan unngå ved å implementere løsningen.
2. Hvor mye tid dere kan spare på tvers av tjenesten.
3. Hvordan implementering av løsningen kan gi økt kvalitet.
4. Kostnader ved implementering av ny løsning.

Pek ut gevinstansvarlige som har ansvar for å realisere gevinstene når løsningen er implementert. Lag en gevinstplan (se Gevinstverktøyet) i samarbeid med løsningseier og berørte ledere.

Gevinstplanlegging 

• Identifiser hvilke tiltak som skal gjøres for å realisere gevinstene.
• Finn S.M.A.R.T.E måleindikatorer
• Planlegg hvordan gevinstene skal måles og følges opp i drift.

Definisjon av måleindikatorer

De S.M.A.R.T.E målindikatorene skal sikre realisering av målene dere utarbeidet i steg 2. S.MA.R.T.E mål er:

• Spesifikke
• Målbare
• Aksepterte
• Realistiske
• Tidsbestemte
• Evaluerbare

Utprøving og tilbakemeldinger

Sett av god tid til utprøving av løsningen. Ofte må det gjøres justeringer underveis og nye utprøvinger gjennomføres. Prøv ut løsningene i løpende drift. Velg ut en eller deler av en avdeling/enhet for utprøving. Det er viktig at dere setter av god tid til rekruttering av tjenestemottakere/ansatte som skal prøve ut den nye løsningen – ofte tar dette lengre tid enn dere forventer! God informasjon og etablering av trygge rammer for utprøvingen er essensielt for å lykkes!

Tjenestemottakere og ansatte må alltid ha rask og enkel tilgang til noen som kan svare på spørsmål eller bistå på annen måte i utprøvingen. Sett av tid til å dokumentere de spørsmål, bekymringer og positive tilbakemeldinger som tjenestemottaker/ansatte har under utprøvingen. Dette er viktig informasjon, som er nyttig hvis løsningen skal implementeres.

Anskaffelse

Hvis dere ikke har gjennomført en innovativ anskaffelse med tidlig involvering av leverandører, må dere gjennomføre nødvendige anskaffelser som løsningen krever. Husk å sette i gang med anskaffelsesprosesser så tidlig som mulig. Involver organisasjonens innkjøpsansvarlig tidlig i innovasjonsprosessen.

Kommunikasjon

Glem ikke å informere tjenestemottakere, pårørende, ansatte og andre berørte aktører i god tid før utprøving og underveis i prosjektet.

Kvalitetssikring

Husk å sjekke om kontaktpunkter, prosesser, rutiner, roller, ansvar og kompetanseheving bidrar til at løsningen fungerer som den skal. Bruk målene hele veien for å sjekke om løsningen møter de overordnede kravene dere satte i steg 2. Finn ut om løsningen gir tiltenkte gevinster. Gjør den ikke det? Da bør løsningen endres, eller gevinstplanen justeres.

I mange innovasjonsprosesser må dere gå flere runder med aktivitet 4 til og med 9, som er beskrevet ovenfor i dette steget. Det er viktig at dere bruker tilstrekkelig tid på utviklingsarbeidet. Se det hele som en læringsprosess! Husk å ha god løpende dialog med brukerpanelet, tjenestemottakere, ansatte og andre aktører. Lytt og lær!

Implementering

Underveis i utviklingsarbeidet vil dere utvikle prosesser, rutiner, arbeidsverktøy, nye ansvarsløsninger o.l. som gir gevinster. Implementer disse fortløpende. Ikke vent med å implementere til alt er ferdig utviklet.

Implementeringsarbeid kan være krevende, men nødvendig. Husk at ledere må gå foran og tilrettelegge og endre kulturer og holdninger. Ledere kan lese mer om hvordan skape en innovasjonskultur på forsiden av dette verktøyet!

Løsningen er nå implementert. Før dere går over til neste steg for å vedlikeholde løsningen er det viktig å utarbeide en presentasjon for oppdragseier, løsningseier og styrende organer.

Løsningen er utviklet og implementert, men kanskje gjenstår det enkelte deler. Lag en restliste og planlegg aktiviteter for å sluttføre implementeringen av løsningen. Tjenesteeier har ansvar for dette som en del av forvaltningsarbeidet.

Fortsett arbeidet med å måle og følge opp gevinster. Løsningseier må samordne gevinstoppfølging på tvers av alle involverte aktører og sikre at det gjennomføres målinger og tiltak for økt gevinstrealisering. Bruk Gevinstverktøyet aktivt.

Sørg for at løpende rapportering til ledelsen omfatter målene for løsningen som nå er implementert. Helst bør dette sikres gjennom den løpende rapporteringen i kvalitetssystemet eller annen ordinær rapportering som organisasjonen gjør i linjen.

Lag en spredningsstrategi sammen med ledergruppen i organisasjonen og sett mål om at løsningen skal være spredt til alle enheter i organisasjonen innen eksempelvis ett år.

Lag fremdrifts- og aktivitetsplaner ved hjelp av planverktøyene dere vanligvis bruker. Husk å forankre aktivitetene hos styrende organer, toppledelse, tillitsvalgte, hovedverneombud og hos andre viktige aktører. Husk at dere nå skal drifte en tjeneste der dere bygger på erfaringer fra prosessen dere har vært gjennom. Erfaringsoverføring er viktig for organisasjonens læring.

Løsningen er nå integrert i organisasjonens løpende drift. Rapportering, gevinstmålinger mv. ivaretas av det løpende kvalitets- og rapporteringssystemet. Dere har avviklet arbeidsgruppen og brukerpanelet som har fulgt innovasjonsprosessen. Bruk løpende det eksisterende systemet for medvirkning fra tjenestemottakere og pårørende.

Benytt organisasjonens kvalitetssystem i det videre oppfølgingsarbeidet. Dette skal bygge på forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (lovdata.no) og Helsedirektoratets veileder til forskriften (helsedirektoratet.no).

Gjør kontinuerlig innsiktsarbeid i tjenestemottakernes behov. Oppdater verktøyene Funnplakat, Brukerprofil, Aktørkart og Tjenestereise ved behov for endringer i løsningene. Hvis dere avdekker større endringsbehov bør dere gå tilbake til steg 2 og gjennomføre deler av eller hele innovasjonsprosessen på nytt.

Spre aktivt informasjon om gode innovasjonsprosesser og hvilke gevinster dere har realisert.

Bruk kanaler i helseforetakene, kommunene, hos fylkesmennene, utviklingssentre for sykehjem og hjemmetjenester mv. for å spre kunnskap. Facebook, LinkedIn og andre sosiale medier er også gode spredningskanaler.

Den beste spredningsstrategien er suksesshistorier. Ikke vær tilbakeholdne med å snakke om egne erfaringer og gevinster.

I steg 1 kartla dere flere utfordringer. Gå tilbake til Prioriteringsmatrisen dere utarbeidet og velg nye utfordringer som dere kan arbeide videre med, eller gjennomfør en ny kartlegging av utfordringsbildet.