Ung Arena + er et samhandlingsprosjekt mellom SiV HF og de seks kommunene i "gamle Vestfold". Vi vet at mange barn og unge ikke får den hjelpen de trenger fordi de opplever at tjenestene er vanskelig tilgjengelige, de oppleves stigmatiserende, og de er for lite brukerorienterte.
Ung Arena + er et tiltak for å svare på barn og unges behov for å ha noen å snakke med og gi råd og veiledning innen psykisk helse og rus, i tillegg til praktisk hjelp i en ungdomstid med store psykiske, fysiske og sosiale omveltninger.
Ung Arena + har som mål å utvikle en modell som innlemmer kommunale tjenester, spesialisthelsetjenester og evt. andre velferdstjenester og frivillige i et felles lavterskeltilbud for unge / unge voksne.
Pluss’en i «Ung Arena +» står for å skape en helt ny tjeneste, der sykehus og kommune spiller på samme lag for å støtte ungdom videre, uansett hva det er de trenger hjelp til. Prosjektet Ung Arena + baserer seg på de samme verdiene og prinsippene som for landets øvrige Ung Arena tilbud, forskjellen er at i dette prosjektet ønsker man å integrere spesialisthelsetjenestene enda tettere i selve tilbudet.
InnoMed har bistått med tjenesteutvikling i prosjektet, fase 3 i Veikart for tjenesteutvikling.
I denne fasen er interessentmedvirkning, brukerinvolvering og samskaping viktige stikkord.
Med så mange ulike involverte fagfelt og aktører, er godt fasiliterte arbeidsmøter en viktig del av både forankringsarbeidet og idéutviklingen. InnoMed har hjulpet med å planlegge, gjennomføre og oppsummere samhandlingsverksteder i forbindelse med tjenesteutviklingen. Et annet viktig bidrag fra InnoMed er visualisering og sammenstilling av innspill fra arbeidsmøter, i form av brukerprofiler, storyboards og tjenesteflyt (service blueprint).
Prosjektet har jobbet med et ungdomspanel, bestående av 19 unge mellom 15 – 23 år.
Ungdomspanelet fungerer som en rød tråd i utviklingen av tilbudet og har en sentral plass gjennom hele prosjektperioden.
På samhandlingsverkstedet for ungdommene jobbet vi med idéutvikling og brukte tjenestedesignmetodikk. Ungdommene kom med idéer til løsninger på hvordan Ung Arena + kan være. De tegnet ut løsninger i såkalte 3-trinns skisser. Alle lagde hver sin skisse som de presenterte for hverandre. Deretter stemte de over hvilke deler av løsningene de likte best. Basert på innspillene og skissene til ungdommen, utarbeidet vi en konseptskisse.
Hva ønsket vi å oppnå?
Les mer om verktøyene vi brukte
Det andre samhandlingsverkstedet bygget på tidligere innsikt og ungdommenes idéer til hvordan de ønsker at Ung Arena + bør være. Med utgangspunkt i deres ønsker og behov, jobbet over 70 deltakere videre med hvordan vi kan skape en ungdomsvennlig og koordinert tjeneste.
Rådene fra ungdommen til kommuner og sykehus:
Deltakerne jobbet i tverrfaglige grupper med oppgaver som dreide seg om kjøreregler for samhandling og kom med mange gode innspill som vil kunne berike tjenesten.
Hva ønsket vi å oppnå?
Les mer om verktøyene vi brukte
Eksempler på oppgaver vi lagde:
Målgruppen for den nye løsningen er sammensatt og består av unge med svært ulike behov, noe som kan gjøre det vrient å vite hvor man skal starte. Da kan det være smart å dele brukerne opp i målgrupper basert på behovene avdekket i innsiktsfasen. Husk at dette ikke trenger være 100 % riktig i starten, det er viktigere å starte med noen brukerprofiler som folk kan komme med innspill til og ev endre etterhvert Brukerprofiler hjalp oss med forståelsen av ungdommenes behov og konteksten de unge befinner seg i.
Etter at fire brukerprofiler var laget, startet prosjektgruppa med å skissere ut hvordan de ulike brukerprofilene vil oppleve tjenesten. Hvordan oppdager de unge UngArena+, hvordan foregår det første møtet, hvem er involvert, hvem følger dem opp osv.
Etter at stegene var på plass for hver brukerprofil, begynte arbeidet med å tegne ut storyboards som ble brukt i det videre arbeidet med å teste og få innspill.
Hva ønsket vi å oppnå?
Les mer om verktøyene vi brukte
Etter at vi hadde laget fire brukerprofiler med hvert sitt storyboard som forklarte den nye tjenesten sett fra brukernes ståsted, startet jobben med å lage en mer detaljert tjenestereise. Nå var det på tide å se hvilke aktør som bør jobbe sammen for innfri behovene til ungdommen.
En utvidet prosjektgruppe ble invitert til en heldags arbeidsøkt. De jobbet i grupper med hver sin brukerprofil. For å detaljere tjenestereisen så vi på både kontaktpunkter, roller, ansvar og arbeidsprosesser. I tillegg er det mange systemer "under panseret" som må på plass for at ting skal flyte bra. Vi jobbet med en kronologisk tidslinje, og beskrev kort hva som skjer i de ulike stegene; før, under og etter. Ved å tegne ut tjenesteflyten på denne måten kom det opp mange gode diskusjoner rundt hvem som koordinerer og ivaretar ungdommenes behov. Klarer vi passer på overgangene og at tjenestene oppleves som sømløse og helhetlige?
Hva ønsket vi å oppnå?
Les mer om verktøyene vi brukte
Ved å involvere aktørene som blir berørt av tjenesten til samhandlingsverksteder, har de fått en
felles forståelse av hva vi ønsker å få til sammen.
Tjenesten utformes i fellesskap med de unge. Ungdommen har en sentral plass i utformingen av tjenestene. Vi har utarbeidet og testet kjøreregler for samhandling, brukerprofiler, storyboards og tjenesteflyt for å lære og få innspill fra dem som blir påvirket av det vi skal lage.
I det videre arbeidet med tjenesteutviklingen vil det bli delt inn mindre arbeidsgrupper som får i oppgave å detaljere ut ulike deler av tjenesten. En arbeidsgruppe vil konsentrerer seg om det organisatoriske, roller og ansvar. En annen gruppe får ansvar for å kartlegge hva som finnes av tekniske systemer, hvilke retningslinjer og avhengigheter (f.eks pågående nasjonale initiativ) vi må ta høyde for. Deretter vil anbefalingene fra gruppene inngå i et beslutningsunderlag. I tillegg vil en dedikert gruppe jobbe med arealer og fysiske lokaliteter.
InnoMed har bidratt med uvurderlig prosesstøtte og visuell utforming av konseptet Ung Arena+ Vestfold. Høyt kompetente rådgivere, som villig deler kunnskap og verktøy, har styrket prosjektet både med hensyn til kvalitet og samarbeid. Vi er blitt et stort VI.
- Kari Marthinsen
Prosjektleder Ung Arena + Vestfold, spesialrådgiver SiV HF
InnoMed har våren 2022 gjennomført dybdeintervju med helseforetak over hele landet for å samle erfaringer med implementering av videokonsultasjoner under Covid-19-pandemien. Resultatet fra intervjuene er sammenstilt og analysert og funnene oppsummeres i denne rapporten.
Rapporten beskriver viktige aspekter for å lykkes med implementering av videokonsultasjoner basert på erfaringene fra de som er blitt intervjuet, og inneholder praktiske eksempler fra avdelinger som har lykkes med videokonsultasjoner.
Erfaringene fra dette arbeidet under pandemien viser potensiale for stor nytteverdi gjennom økt brukertilfredshet, reduserte transportutgifter, enklere samhandling og reduksjon av ventelister. Samtidig viser det også at det må til endringsarbeid, praktisk tilrettelegging av tjenesten og opplæring av ansatte for at implementeringen skal lykkes. Resultatet fra intervjuene peker på viktigheten av at ledelsen tar aktivt eierskap til endringsarbeidet og er tydelig på målsetningen ved bruk av videokonsultasjoner.
Andre viktige aspekter er å legge til rette for bruk av video gjennom å sette av dedikerte ressurser, skaffe riktig type utsyr og sørge for at arbeidet er praktisk tilrettelagt for den nye tjenesten. Ansatte må ha tilstrekkelig opplæring, tilgang til teknisk support og tilgang til egnet lokale for å gjennomføre selve konsultasjonen.
Undersøkelsen viser også viktigheten av tidlig brukerinvolvering for å sikre at løsningene er brukervennlige og møter reelle behov. De aller fleste pasientene er fornøyde med tjenesten så lenge de får tydelige instrukser om hvordan de skal koble seg opp og forstår hvorfor videokonsultasjon benyttes. Rapporten fremhever imidlertid viktigheten av systematisk oppfølging av pasienttilfredsheten for å få innsikt i brukeropplevelsen og sikre innspill til forbedringer av tjenesten.
Bakgrunnen for prosjektet er at alle de regionale helseforetakene i 2020 fikk i oppdrag av Helse og omsorgsdepartementet å etablere et helhetlig behandlingstilbud for personer med kjønnsingkongruens, samt etablere regionale sentre for kjønnsinkongruens.
Målet med prosjektet er at barn og unge skal få et helhetlig behandlingstilbud av god kvaltiet, der de får rett hjelp, på rett sted, til rett tid. Prosjektet berører i stor grad samhandling mellom sykehus og kommuner, og de som deltar i prosjektet er Harry Benjamin ressurssenter (brukerorganisasjon), Tromsø kommune, Trondheim kommune, Universitetsssykehuset i Nord Norge (UNN), St. Olav hospital, Helse Nord RHF, Helse Vest RHF, og Nasjonal behandlingstjeneste for kjønnsinkongruens.
InnoMed har støttet prosjektet med veiledning i forankringsfasen tilknyttet aktørinvolvering, innsikt og forankring rundt problemstillingene i dagens forløp. Nå er prosjektet i gang med å utarbeide det fremtidige tjenesteforløpet med klare rolle og ansvarsfordelinger. Prosjektet får videre støtte fra InnoMed til utprøving av ny tjeneste.
InnoMed har vinteren 2022 kartlagt bruk av video i de fire regionale helseforetakene. Formålet har vært å avdekke beste praksis med bruk av videokonsultasjoner, og samle inn tips og triks fra de som har lykkes. Vi har undersøkt bruk av video i hele landet ved å samle inn og sammenligne statistikk fra helseforetakene. Videre har vi gjennomført intervjuer med helsepersonell i alle fire helseregioner, med spørsmål om hvordan de har gått frem for å lykkes med implementering av videokonsultasjoner. I webinaret InnoMed presenterte hovedfunn fra undersøkelsen.
I webinaret ble det også delt erfaringer fra to ulike kliniske miljøer som har tatt i bruk video for konsultasjoner:
Opptaket og presentasjonen følger under.
Oslo Universitetssykehus (OUS), Oslo kommune ved Barne- og familieetaten (BFE) og bydeler i Oslo har en felles bekymring for helse- og omsorgstilbudet til barn og unge med nevroutviklingsforstyrrelser (psykisk utviklingshemming og/eller autismespekterforstyrrelser) og psykiske vansker med et sammensatt og komplekst tilstandsbilde. I tillegg til mangel på gode, adekvate tilbud til målgruppen, er det mangelfull samhandling internt i spesialisthelsetjenesten, internt i kommune/bydel, og mellom spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjenesten. Tjenestene har ulike ansvarsområder og oppgaver. Dette gjør at tjenestetilbudet fremstår som fragmentert og lite koordinert. Tjenestetilbudet varierer, og det er mangel på helhetlige pasientforløp.
InnoMed støttet prosjektgruppen med kartleggings- og innsiktsarbeid for å identifisere behov og utfordringer i eksisterende tjenester på tvers av spesialisthelsetjenesten og kommunale helsetjenester. Videre har InnoMed bistått med erfaringsutveksling fra andre relevante prosjekter, både lokale og nasjonale. Prosessveiledningen fra InnoMed har blant annet dreid seg om veiledning i tjenesteutvikling basert på «Veikart for tjenesteinnovasjon» og erfaringsutveksling fra andre relevante prosjekt.
For å skape felles forståelse mellom aktørene, har InnoMed bistått med fasilitering av workshops i tillegg til å utarbeide visuelle fremstillinger av innsikten underveis.
Prosessveiledningen fra InnoMed har blant annet bestått i å kartlegge andre prosjekter som omhandler tilsvarende utfordringer for å lære av innsikten, konseptutviklingen/testing og gevinstarbeidet som allerede er gjort på området. Av relevante prosjekter har vi blant annet trukket frem disse:
Prosjektet tok utgangspunkt i følgende grunnlagsdokumenter:
InnoMed bisto prosjektleder og arbeidsgruppen med opplæring i hvordan man gjennomfører gode brukerintervjuer. Prosessveiledere fra InnoMed bisto blant annet med utarbeidelse av intervjuguider og tilrettelegging for et godt etterarbeid og analyse av funnene.
Eksempler på hva brukerne ble spurt om:
Gruppering av berørte aktører i brukergrupper som ble involvert i det videre innsiktsarbeidet:
I arbeidet med å kartlegge dagens brukerbehov ble det blant annet laget en brukerhistorie for å belyse hvordan ungdom og deres pårørende opplever dagens tilbud. Noe av de viktigste funnene fra innsiktsarbeidet var antallet koordinerende enheter som allerede finnes på kryss og tvers. Pårørende og ansatte må navigere i et komplekst og uoversiktlig system der informasjon, tilbud, roller og ansvar oppleves som lite koordinerte.
Innhenting av brukerinnsikt ble utført i mindre arbeidsgrupper. Det var derfor ekstra viktig å involvere den tverrfaglige prosjektgruppen underveis i arbeidsmøter. På denne måten sikret vi felles forståelse på tvers av fagfelt og fikk gode innspill til justeringer og videre utforsking av problemområder. InnoMed bisto prosjektlederen i å planlegge disse arbeidsmøtene.
Gjennom opplæring i metodikk for tjenesteinnovasjon, faste statusmøter og drøftinger underveis, har prosessveiledningen bidratt til å løfte frem brukerbehovene på tvers av tjenestene. Bistand i å strukturere og visualisere viktige funn har skapt felles forståelse hos aktørene som leverer tjenestene i dag og dermed lagt et godt grunnlag for neste fase, som handler om å utvikle og teste idéer/ konsepter for en samhandlingsmodell. Dette vil redusere risikoen for å feile senere i prosjektet. Hoveddelen av innsikten er gjort i denne fasen, men det vil være behov for å innhente innsikt gjennom hele prosjektet.
"Innomed sin rolle i prosjektet har vært avgjørende. Kombinasjonen av deres kompetanse på innovasjonsmetodikk, deres forståelse for helsefeltet og erfaring med liknende prosjekter har bidratt til å drive prosjektet i en spennende retning. Prosessveilederene har vært gode diskusjonspartnere og støttespillere og jeg er veldig glad for samarbeidet vi har hatt så langt!"
- Stine Arntzen Selfors, prosjektleder
Å skape helhetlige tjenester for barn og unge byr på organisatoriske utfordringer. Det er viktig å sette ned en forpliktet arbeidsgruppe med representasjon fra de aktuelle aktørene. I dette prosjektet har arbeidsgruppen vært stor fra start, som til dels kan skyldes at det er svært mange involverte aktører for denne pasientgruppen på tvers av tjenestenivå. En stor arbeidsgruppe gjør det utfordrende å få satt av tid, forplikte seg og å ta eierskap til prosjektet. For å løse dette valgte vi i dette prosjektet å sette ned tre mindre arbeidsgrupper som fokuserte på forskjellige områder i prosjektet, herunder:
Målgruppen for prosjektet er ungdom i alderen 10-18 år med diagnoser innenfor utviklingshemming og/eller autismespekterforstyrrelser og med psykiske vansker med et komplekst og sammensatt tilstandsbilde. Å jobbe med brukerinnsikt for denne pasientgruppen har vært utfordrende på grunn av hensyn til personvern og tilgang til ungdom. Et læringspunkt er å gå i dialog med personvern så snart man har bestemt seg for hvordan innsikten skal hentes inn. Mens prosjektet ventet på godkjenning fra personvernombudet, ble det gjennomført intervjuer med ansatte i helsetjenesten.
Det pågår mange prosjekter som har alvorlig syke barn som målgruppe. I forankringsarbeidet, og innsiktsfasen, er det viktig å kartlegge lignende pågående initiativer. Ved å kartlegge eksisterende relevante prosjekter kan man lære mye av det som allerede er gjort av innsikt, knytte kontakt med fagmiljøet, og man får en oversikt over hvor det kan være aktuelt å styrke tilbudene. Det anbefales at prosjektet arbeider videre med å lære av andre prosjekter som er i gang med testing av konsepter og tiltak for pasientgruppen.
Last ned innsiktsrapporten under.