Bakgrunn og behov

Ung Arena + er et samhandlingsprosjekt mellom SiV HF og de seks kommunene i "gamle Vestfold". Vi vet at mange barn og unge ikke får den hjelpen de trenger fordi de opplever at tjenestene er vanskelig tilgjengelige, de oppleves stigmatiserende, og de er for lite brukerorienterte.

Ung Arena + er et tiltak for å svare på barn og unges behov for å ha noen å snakke med og gi råd og veiledning innen psykisk helse og rus, i tillegg til praktisk hjelp i en ungdomstid med store psykiske, fysiske og sosiale omveltninger.

Ung Arena + har som mål å utvikle en modell som innlemmer kommunale tjenester, spesialisthelsetjenester og evt. andre velferdstjenester og frivillige i et felles lavterskeltilbud for unge / unge voksne.

Image

Pluss’en i «Ung Arena +» står for å skape en helt ny tjeneste, der sykehus og kommune spiller på samme lag for å støtte ungdom videre, uansett hva det er de trenger hjelp til. Prosjektet Ung Arena + baserer seg på de samme verdiene og prinsippene som for landets øvrige Ung Arena tilbud, forskjellen er at i dette prosjektet ønsker man å integrere spesialisthelsetjenestene enda tettere i selve tilbudet.

Dette har vi gjort i prosjektet

InnoMed har bistått med tjenesteutvikling i prosjektet, fase 3 i Veikart for tjenesteutvikling.
I denne fasen er interessentmedvirkning, brukerinvolvering og samskaping viktige stikkord.
Med så mange ulike involverte fagfelt og aktører, er godt fasiliterte arbeidsmøter en viktig del av både forankringsarbeidet og idéutviklingen. InnoMed har hjulpet med å planlegge, gjennomføre og oppsummere samhandlingsverksteder i forbindelse med tjenesteutviklingen. Et annet viktig bidrag fra InnoMed er visualisering og sammenstilling av innspill fra arbeidsmøter, i form av brukerprofiler, storyboards og tjenesteflyt (service blueprint).

Trinn 1: Samskapingsverksted med ungdommene

 

 

Prosjektet har jobbet med et ungdomspanel, bestående av 19 unge mellom 15 – 23 år.
Ungdomspanelet fungerer som en rød tråd i utviklingen av tilbudet og har en sentral plass gjennom hele prosjektperioden.

På samhandlingsverkstedet for ungdommene jobbet vi med idéutvikling og brukte tjenestedesignmetodikk. Ungdommene kom med idéer til løsninger på hvordan Ung Arena + kan være. De tegnet ut løsninger i såkalte 3-trinns skisser. Alle lagde hver sin skisse  som de presenterte for hverandre. Deretter stemte de over hvilke deler av løsningene de likte best. Basert på innspillene og skissene til ungdommen, utarbeidet vi en konseptskisse.

Image

Image

 

Hva ønsket vi å oppnå?

• Definere de største utfordringene, behov og ønsker
• Sikre at ungdommenes stemme blir hørt
• Bygge på hverandres perspektiver
• Visualisere og konkretisere idéer
• Skape dialog rundt løsninger og muligheter

 

Les mer om verktøyene vi brukte

• 3-trinnsskisser
• Konseptskisser

Trinn 2: Samskapingsverksted med alle aktørene

 

 

Det andre samhandlingsverkstedet bygget på tidligere innsikt og ungdommenes idéer til hvordan de ønsker at Ung Arena + bør være. Med utgangspunkt i deres ønsker og behov, jobbet over 70 deltakere videre med hvordan vi kan skape en ungdomsvennlig og koordinert tjeneste.

Rådene fra ungdommen til kommuner og sykehus:

• Gi hjelp på våre premisser
• Flere lett tilgjengelige og fleksible tilbud, slippe å gå til fastlegen
• Samarbeid og kommuniser, vær obs på overganger
• Ha kunnskap / informasjon om hvilke tilbud som finnes
• Behandle oss med respekt og lytt til våre behov
• Snakk om psykisk helse (fag på skolen)

Deltakerne jobbet i tverrfaglige grupper med oppgaver som dreide seg om kjøreregler for samhandling og kom med mange gode innspill som vil kunne berike tjenesten.

Image

 

Hva ønsket vi å oppnå?

• Få et omforent bilde av hva Ung Arena + kan være og hva ungdommen ønsker
• Hente innspill til hvordan vi kan innlemme spesialisthelsetjenesten i tilbudet
• Hente innspill fra fagfolk og brukerorganisasjoner om hvordan vi kan levere på ungdommenes behov og ønsker
• Utarbeide tydelige kjøreregler for hvordan vi skal samhandle godt framover
• Enighet rundt regler som hjelper oss «å navigere» i et komplekst landskap med mange aktører
• Utarbeide kjøreregler som blir førende for valg og prioriteringer
• Skape engasjement for hva vi ønsker å oppnå, og hvordan vi kan jobbe godt sammen

 

Les mer om verktøyene vi brukte

• Konseptskisser og oppgavehefte med refleksjonsoppgaver (alene/sammen)
• Avstemming ved hjelp av Mentimeter

 

Eksempler på oppgaver vi lagde:

• Oppgavehefte
• Kjøreregler

Trinn 3: Brukerprofiler og storyboards

 

 

Målgruppen for den nye løsningen er sammensatt og består av unge med svært ulike behov, noe som kan gjøre det vrient å vite hvor man skal starte. Da kan det være smart å dele brukerne opp i målgrupper basert på behovene avdekket i innsiktsfasen. Husk at dette ikke trenger være 100 % riktig i starten, det er viktigere å starte med noen brukerprofiler som folk kan komme med innspill til og ev endre etterhvert Brukerprofiler hjalp oss med forståelsen av ungdommenes behov og konteksten de unge befinner seg i.

Image

 

Etter at fire brukerprofiler var laget, startet prosjektgruppa med å skissere ut hvordan de ulike brukerprofilene vil oppleve tjenesten. Hvordan oppdager de unge UngArena+, hvordan foregår det første møtet, hvem er involvert, hvem følger dem opp osv.

Etter at stegene var på plass for hver brukerprofil, begynte arbeidet med å tegne ut storyboards som ble brukt i det videre arbeidet med å teste og få innspill.

 

Hva ønsket vi å oppnå?

• Jobbe effektivt med fire brukergrupper samtidig, hver gruppe konsentrerte seg en bruker hver
• Dele inn målgruppen basert på behov, ikke diagnose
• Forankre og få innspill fra ungdom og fagfolk til behov hos "typiske" brukere
• Lage historier som forklarer hvordan brukergruppene er i kontakt med tjenestene
• Få frem ungdommenes stemme

 

Les mer om verktøyene vi brukte

• Brukerprofiler
• Storyboards

Trinn 4: Ny tjenestereise (service blueprint)

 

 

 

Etter at vi hadde laget fire brukerprofiler med hvert sitt storyboard som forklarte den nye tjenesten sett fra brukernes ståsted, startet jobben med å lage en mer detaljert tjenestereise.  Nå var det på tide å se hvilke aktør som bør jobbe sammen for innfri behovene til ungdommen.

En utvidet prosjektgruppe ble invitert til en heldags arbeidsøkt. De jobbet i grupper med hver sin brukerprofil. For å detaljere tjenestereisen så vi på både kontaktpunkter, roller, ansvar og arbeidsprosesser. I tillegg er det mange systemer  "under panseret" som må på plass for at ting skal flyte bra. Vi jobbet med en kronologisk tidslinje, og beskrev kort hva som skjer i de ulike stegene; før, under og etter. Ved å tegne ut tjenesteflyten på denne måten kom det opp mange gode diskusjoner rundt hvem som koordinerer og ivaretar ungdommenes behov. Klarer vi passer på overgangene og at tjenestene oppleves som sømløse og helhetlige?

Image

Image

 

Hva ønsket vi å oppnå?

• Involvere tverrfaglig og få opp utfordringer
• Få innspill til viktige aktører fra kommune, spesialisthelsetjeneseten, frivillige og andre
• Kartlegge sårbare overganger
• Få et inntrykk av tidsperpektivet og hvilke aktører som må på banen når

 

Les mer om verktøyene vi brukte

• Tjenestereise (service blueprint)

Kort oppsummert

Ved å involvere aktørene som blir berørt av tjenesten til samhandlingsverksteder, har de fått en
felles forståelse av hva vi ønsker å få til sammen.

Tjenesten utformes i fellesskap med de unge. Ungdommen  har en sentral plass i utformingen av tjenestene. Vi har utarbeidet og testet kjøreregler for samhandling, brukerprofiler, storyboards og tjenesteflyt for å lære og få innspill fra dem som blir påvirket av det vi skal lage.

I det videre arbeidet med tjenesteutviklingen vil det bli delt inn mindre arbeidsgrupper som får i oppgave å detaljere ut ulike deler av tjenesten. En arbeidsgruppe vil konsentrerer seg om det organisatoriske, roller og ansvar. En annen gruppe får ansvar for å kartlegge hva som finnes av tekniske systemer, hvilke retningslinjer og avhengigheter (f.eks pågående nasjonale initiativ) vi må ta høyde for.  Deretter vil anbefalingene fra gruppene inngå i et beslutningsunderlag. I tillegg vil en dedikert gruppe jobbe med arealer og fysiske lokaliteter.

Læringspunkter fra samhandlingsverkstedene

• Involverer de "riktige" personene og vit at du har med deg riktig kompentanse til riktig tid
• Invitasjoner til samhandlingsverksteder bør sendes ut i god tid slik at de setter av tid i kalenderne sine
• Tenk tverrfaglig og bredt, skap entusiasme for prosjektet, sørg for god og enkel informasjon hele veien
• Sett av nok tid til planlegging og oppsummering fra arbeidsmøter og samhandlingsverksteder
• Ikke glem at en viktig del av jobben er å teste konseptene/idéene underveis for å få innspill - testing tar tid
• La ungdommene komme til ordet på sin egen måte, med sitt eget "språk" (egen ungdomsredaksjon og et ungdomspanel)
• Det har stor verdi å ha ungdommene med i det tverrfaglige gruppearbeid
• Tillatt gode diskusjoner og juster opplegget underveis

InnoMed har bidratt med uvurderlig prosesstøtte og visuell utforming av konseptet Ung Arena+ Vestfold. Høyt kompetente rådgivere, som villig deler kunnskap og verktøy, har styrket prosjektet både med hensyn til kvalitet og samarbeid. Vi er blitt et stort VI.

- Kari Marthinsen
Prosjektleder Ung Arena + Vestfold, spesialrådgiver SiV HF

InnoMed har våren 2022 gjennomført dybdeintervju med helseforetak over hele landet for å samle erfaringer med implementering av videokonsultasjoner under Covid-19-pandemien. Resultatet fra intervjuene er sammenstilt og analysert og funnene oppsummeres i denne rapporten. 

Rapporten beskriver viktige aspekter for å lykkes med implementering av videokonsultasjoner basert på erfaringene fra de som er blitt intervjuet, og inneholder praktiske eksempler fra avdelinger som har lykkes med videokonsultasjoner.

Erfaringene fra dette arbeidet under pandemien viser potensiale for stor nytteverdi gjennom økt brukertilfredshet, reduserte transportutgifter, enklere samhandling og reduksjon av ventelister. Samtidig viser det også at det må til endringsarbeid, praktisk tilrettelegging av tjenesten og opplæring av ansatte for at implementeringen skal lykkes. Resultatet fra intervjuene peker på viktigheten av at ledelsen tar aktivt eierskap til endringsarbeidet og er tydelig på målsetningen ved bruk av videokonsultasjoner. 

Andre viktige aspekter er å legge til rette for bruk av video gjennom å sette av dedikerte ressurser, skaffe riktig type utsyr og sørge for at arbeidet er praktisk tilrettelagt for den nye tjenesten. Ansatte må ha tilstrekkelig opplæring, tilgang til teknisk support og tilgang til egnet lokale for å gjennomføre selve konsultasjonen. 

Undersøkelsen viser også viktigheten av tidlig brukerinvolvering for å sikre at løsningene er brukervennlige og møter reelle behov. De aller fleste pasientene er fornøyde med tjenesten så lenge de får tydelige instrukser om hvordan de skal koble seg opp og forstår hvorfor videokonsultasjon benyttes. Rapporten fremhever imidlertid viktigheten av systematisk oppfølging av pasienttilfredsheten for å få innsikt i brukeropplevelsen og sikre innspill til forbedringer av tjenesten.

Bakgrunnen for prosjektet er at alle de regionale helseforetakene i 2020 fikk i oppdrag av Helse og omsorgsdepartementet å etablere et helhetlig behandlingstilbud for personer med kjønnsingkongruens, samt etablere regionale sentre for kjønnsinkongruens.

Målet med prosjektet er at barn og unge skal få et helhetlig behandlingstilbud av god kvaltiet, der de får rett hjelp, på rett sted, til rett tid. Prosjektet berører i stor grad samhandling mellom sykehus og kommuner, og de som deltar i prosjektet er Harry Benjamin ressurssenter (brukerorganisasjon), Tromsø kommune, Trondheim kommune, Universitetsssykehuset i Nord Norge (UNN), St. Olav hospital, Helse Nord RHF, Helse Vest RHF, og Nasjonal behandlingstjeneste for kjønnsinkongruens.

InnoMed har støttet prosjektet med veiledning i forankringsfasen tilknyttet aktørinvolvering, innsikt og forankring rundt problemstillingene i dagens forløp. Nå er prosjektet i gang med å utarbeide det fremtidige tjenesteforløpet med klare rolle og ansvarsfordelinger. Prosjektet får videre støtte fra InnoMed til utprøving av ny tjeneste.